Что такое бюджет компании и как его сформировать?

Содержание:

• Бюджет
• Бюджетирование
• Бюджет как основа финансовой стабильности
• Как составить бюджет?
  • Шаг 1. Определение целей и стратегии бизнеса
  • Шаг 2. Анализ предыдущих периодов
  • Шаг 3. Прогнозирование доходов
  • Шаг 4. Оценка расходов
  • Шаг 5: Составление бюджета денежных потоков
  • Шаг 6. Формирование основного бюджета
  • Шаг 7. Проверка бюджета и внесение корректировок
  • Шаг 8. Утверждение бюджета
  • Шаг 9. Внедрение бюджета и контроль выполнения
  • Шаг 10. Анализ выполнения и корректировка и бюджета
• Основные ошибки бюджетирования
• Бюджетирование в условиях кризиса
• Финансовый план и финансовое планирование
• Программное обеспечение
• Бюджет в MS Excel или Google Таблицах
• Финансовые потоки
• Кассовый разрыв
• Выводы

Бюджет

Бюджет — это подробный финансовый план, в котором отображаются прогнозируемые доходы и расходы за определённый период времени (обычно год, квартал или месяц). Бюджет служит инструментом для планирования, контроля и управления финансовыми ресурсами, предоставляет возможность предвидеть финансовые потребности, распределять ресурсы наиболее эффективным образом и принимать обоснованные решения для достижения поставленных целей.

Примеры:

• Личный бюджет — финансовый план конкретного человека или семьи.
• Корпоративный бюджет — финансовый план компании, который обычно разделяется на несколько направлений: операционный бюджет, бюджет капитальных вложений, бюджет денежных средств и т.д.
• Государственный бюджет — финансовый план страны, включающий доходы от налогов и пошлин и расходы на государственные программы, инфраструктуру, социальные выплаты и другие статьи.

Основные составляющие бюджета:

• Периодичность — бюджет составляется на определённый период времени, который может варьироваться в зависимости от масштаба и потребностей компании. Наиболее распространены годовой, квартальный и ежемесячный бюджеты. Годовой охватывает весь финансовый год и даёт общее представление о планируемых доходах и расходах компании. Квартальный и ежемесячный позволяют более детально отслеживать выполнение годового плана и вносить оперативные корректировки.
• Прогноз доходов — важной частью бюджета является прогнозирование выручки, которые компания ожидает получить за определённый период, например, продажа товаров или услуг, доходы от инвестиций, субсидии или другие источники дохода. Для прогнозирования доходов компания должна учитывать исторические данные, текущие рыночные условия и прогнозы роста продаж.
• Планирование расходов — составляют вторую основную часть и включают затраты, которые компания планирует понести для выполнения своей деятельности. Эти затраты можно разделить на несколько категорий:
  • Операционные расходы — аренда, зарплаты, коммунальные услуги, реклама, транспортные расходы.
  • Капитальные затраты — инвестиции в новые активы, такие как оборудование, здания или технологии.
  • Финансовые расходы — выплата процентов по кредитам, обслуживание долгов.
• Сальдо — разница между доходами и расходами. Может быть положительным (профицит) или отрицательным (дефицит).

Функции бюджета:

• Основной инструмент финансового планирования — позволяет компаниям предсказать свои будущие потребности и распределить ресурсы для достижения целей. Бюджет помогает бизнесу сосредоточиться на приоритетах и не выходить за рамки доступных финансов.
• Предоставляет компаниям возможность контролировать свои доходы и расходы. Сравнение фактических данных с плановыми показателями позволяет своевременно обнаружить отклонения и внести необходимые изменения в стратегию.
• Даёт руководству компании необходимую информацию для принятия решений. Например, если затраты на рекламу превысили планируемый уровень, бюджет может помочь оценить, стоит ли сократить расходы на другие статьи или увеличить инвестиции в рекламу для увеличения доходов.
• Бюджетирование помогает координировать действия различных отделов компании. Например, производственный отдел может планировать свои расходы в зависимости от прогнозов продаж, составленных маркетинговым отделом. Это позволяет избежать конфликтов между подразделениями и улучшить общий результат.
• Служит средством мотивации сотрудников. Руководители отделов могут быть заинтересованы в достижении или превышении плановых показателей для улучшения финансовых результатов компании.

Основные типы бюджетов для бизнеса:

• Операционный бюджет — охватывает все текущие операции компании, такие как продажи, производственные затраты, общие административные и операционные расходы. Операционный бюджет позволяет оценить прибыль и убытки бизнеса за определённый период.
• Капитальный бюджет (CAPEX) — включает расходы на долгосрочные активы, такие как оборудование, недвижимость или технологии. Капитальный бюджет используется для планирования значительных инвестиций и управления активами, которые помогут компании развиваться в долгосрочной перспективе.
• Бюджет денежных средств (cash flow) — помогает управлять денежными потоками компании, предсказывая, сколько наличных средств будет получено и потрачено за конкретный период времени. Бюджет денежных средств играет важную роль в поддержании ликвидности компании и предотвращении кассовых разрывов.
• Гибкий бюджет — адаптируется к изменениям объёмов производства или продаж. В отличие от фиксированного, который основан на неизменных прогнозах, гибкий бюджет позволяет корректировать расходы и доходы в зависимости от изменения фактических условий бизнеса.
• Бюджет на основе нуля (Zero-Based Budgeting) — в отличие от традиционного подхода, когда бюджет создаётся на основе прошлых показателей, бюджетирование на основе нуля требует пересмотра всех статей расходов с нуля на каждый период. Это помогает выявить неэффективные расходы и улучшить управление затратами.
• Бюджет продаж — детализированный план прогнозируемых продаж компании на определённый период. Он обычно составляется на основе маркетингового анализа, исторических данных и текущих условий рынка. Позволяет точно оценить доходы компании, упрощает прогнозирование производства и закупок, связанных с продажами, помогает устанавливать реальные цели для отдела продаж и маркетинга.
• Бюджет производства — охватывает расходы, связанные с производством товаров или оказанием услуг. Он включает затраты на материалы, рабочую силу, амортизацию и другие расходы, связанные с процессом создания продукции. Позволяет планировать объём производства в соответствии с прогнозируемым спросом, обеспечивает контроль за себестоимостью продукции, помогает в оптимизации производственных процессов и снижении затрат.

Вам также будут интересны статьи:

• Планирование продаж
• Как выстроить работу отдела продаж?

Бюджетирование

Бюджетирование — это процесс создания, планирования, контроля и анализа бюджета компании на определённый период времени. Бюджетирование помогает бизнесу эффективно распределять ресурсы, контролировать доходы и расходы, достигать финансовых целей и принимать стратегические решения. Это один из ключевых инструментов финансового управления, который обеспечивает дисциплину и прозрачность в работе компании.

Основные этапы бюджетирования:

• Постановка целей. Процесс бюджетирования начинается с определения целей компании на рассматриваемый период. Эти цели могут быть связаны с ростом доходов, снижением затрат, увеличением доли на рынке или улучшением эффективности работы. Цели должны быть конкретными, измеримыми и реалистичными.
• Прогнозирование. На этапе прогнозирования бизнес оценивает свои потенциальные доходы и расходы в зависимости от внутренних и внешних факторов. Это может включать анализ рыночных условий, исторических данных о продажах, прогнозов спроса, затрат на производство и изменения в операционной среде. Прогнозирование помогает определить, сколько ресурсов потребуется компании для достижения своих целей и какие доходы можно ожидать в течение бюджетного периода.
• Планирование доходов и расходов. После того как прогнозы были составлены, компания разрабатывает детальный план распределения ресурсов. Этот план включает:
  • Доходы — прогнозируемые доходы от продаж товаров или услуг, инвестиции, субсидии и другие источники.
  • Операционные расходы — текущие затраты на ведение бизнеса, такие как зарплаты сотрудников, аренда, коммунальные услуги, маркетинг, логистика и т.д.
  • Капитальные расходы — инвестиции в приобретение долгосрочных активов, например, оборудования или недвижимости.
  • Финансовые расходы — обслуживание долга, выплата процентов по кредитам.
• Контроль и управление. Бюджетирование предполагает регулярный мониторинг и контроль выполнения бюджета. Это включает сравнение фактических показателей с планируемыми и анализ причин отклонений. Такой контроль позволяет своевременно корректировать бюджет, если выявляются значительные расхождения или изменяются внешние условия.
• Анализ и корректировка. По окончании бюджетного периода проводится анализ выполнения бюджета, который помогает понять, насколько успешными были прогнозы и планирование. Анализ включает оценку эффективности использования ресурсов, выполнение целей и выявление возможных улучшений для будущих периодов.

Виды бюджетирования в бизнесе:

• Традиционное бюджетирование — основано на использовании исторических данных для составления бюджета. Прошлые доходы и расходы анализируются, и на основе этой информации составляется прогноз на будущий период. Это наиболее распространённая форма, так как она проста в реализации и основана на фактических данных.
• Гибкое бюджетирование — предполагает адаптацию бюджета в зависимости от изменений объёмов производства или продаж. Это означает, что бюджет может корректироваться в ходе его выполнения, если фактические показатели существенно отклоняются от плановых.
• Нулевое бюджетирование (Zero-Based Budgeting) — каждый период начинается с «чистого листа». В отличие от традиционного подхода, где бюджет создаётся на основе предыдущих периодов, при нулевом бюджетировании все статьи расходов пересматриваются с нуля. Это помогает выявить неэффективные траты и улучшить управление затратами.
• Бюджетирование по результатам (Performance-Based Budgeting) — фокусируется на достижении конкретных результатов. Вместо того чтобы просто распределять ресурсы по статьям, бюджетирование по результатам ориентируется на определённые целевые показатели. Например, компания может выделить больше средств на маркетинг, если это способствует увеличению продаж.
• Бюджетирование с учётом активности (Activity-Based Budgeting) — основывается на анализе деятельности компании. Это помогает более точно распределить ресурсы в зависимости от того, какие задачи и процессы оказывают наибольшее влияние на финансовые результаты. Такой подход особенно полезен для компаний с большим количеством различных операционных процессов.
• Программно-целевое бюджетирование — разрабатывается под конкретные программы или проекты с учётом их целей, задач и временных рамок. Такой подход часто используется в государственных и некоммерческих организациях, но также может применяться и в коммерческих компаниях для реализации стратегических инициатив.
• Роллинг-бюджет (скользящее бюджетирование) — предполагает обновление бюджета на регулярной основе (например, ежеквартально или ежемесячно), с добавлением новых периодов по мере их наступления. Таким образом, компания постоянно имеет план на ближайшие 12 месяцев.
• Сверху вниз (Top-Down Budgeting) — руководство компании устанавливает общий бюджет, который затем распределяется между различными подразделениями или проектами.
• Снизу вверх (Bottom-Up Budgeting) — бюджет формируется на основе данных и предложений, предоставленных низшими уровнями управления, которые затем обобщаются и суммируются на более высоких уровнях.

Цели бюджетирования:

• Финансовое планирование. Позволяет компании прогнозировать свои будущие доходы и расходы, что помогает ей избежать неожиданных кассовых разрывов и поддерживать устойчивость бизнеса.
• Помогает компании контролировать свои расходы и обеспечивать эффективное использование ресурсов. Сравнение фактических данных с бюджетными планами позволяет вовремя выявлять перерасход средств и предпринимать меры по оптимизации затрат.
• Благодаря бюджетированию компания может наиболее эффективно распределить свои финансовые и материальные ресурсы, обеспечивая их оптимальное использование в соответствии с приоритетами.
• Предоставляет руководству компании точные данные о финансовом состоянии и помогает принимать обоснованные решения, такие как расширение производства, запуск новых продуктов или оптимизация расходов.
• Служит инструментом для оценки эффективности различных подразделений и бизнес-процессов. Если какой-либо отдел систематически превышает бюджет, это может свидетельствовать о необходимости оптимизации его работы или пересмотра стратегии.
• Может использоваться как инструмент мотивации. Установка конкретных целей и контроль над их выполнением стимулирует руководителей и сотрудников более эффективно использовать ресурсы компании и достигать поставленных задач.

Важность бюджетирования для бизнеса:

• Финансовая дисциплина и контроль — помогает компании установить чёткие рамки и ограничения для расходов, что снижает риск неоправданных затрат и поддерживает финансовую стабильность.
  • Пример: Магазин косметики создаёт бюджет, чтобы ограничить расходы на закупку товара и маркетинг в рамках доступных ресурсов. Это позволяет избежать ситуации, когда закупки превышают доходы, что могло бы привести к дефициту наличных средств и невозможности вовремя оплатить аренду или зарплаты сотрудникам.
• Планирование и прогнозирование финансовых результатов — бюджетирование позволяет прогнозировать будущие доходы и расходы, помогая бизнесу готовиться к возможным колебаниям спроса и цен. Этот инструмент даёт возможность планировать развитие, инвестиции и подготовку к потенциальным финансовым трудностям.
  • Пример: Юридическая фирма использует бюджетирование для планирования расширения клиентской базы и увеличения штата сотрудников. Прогнозируя доходы на следующий год, они могут спланировать найм новых специалистов, оценив, сколько средств потребуется на зарплаты и обучение.
• Снижение рисков. Прогнозирование доходов и расходов в рамках бюджетирования помогает минимизировать риски, связанные с кассовыми разрывами, перерасходом средств или недостатком ликвидности.
• Улучшение стратегического управления. Процесс бюджетирования способствует более тесной интеграции финансовых целей с общими стратегическими целями компании. Это улучшает координацию действий и даёт возможность лучше управлять ресурсами для достижения долгосрочных целей.
• Улучшение операционной эффективности. За счёт контроля над расходами и планирования бюджета компания может более эффективно использовать свои ресурсы, что способствует снижению затрат и увеличению прибыли.
• Повышение прозрачности. Бюджетирование делает финансовые процессы компании более прозрачными, что улучшает контроль и позволяет вовремя выявлять и устранять проблемы в управлении финансами.
• Оптимизация затрат — помогает оптимизировать затраты, избегая нецелевых и чрезмерных расходов. Это особенно важно для малых бизнесов, где каждый рубль играет важную роль.
  • Пример: Мебельная фабрика использует бюджетирование для планирования закупок сырья и оборудования. Определив, сколько средств они могут позволить себе потратить на новые станки, фабрика принимает решение о заключении долгосрочных контрактов с поставщиками, чтобы зафиксировать цены на материалы и снизить затраты на производство.
• Принятие стратегических решений — руководство может легче принимать решения о том, куда инвестировать ресурсы, как распределить доходы и стоит ли вводить новые продукты или услуги.
  • Пример: Владелец магазина спортивной экипировки решает, стоит ли инвестировать в расширение ассортимента, предлагая больше товаров для зимних видов спорта. Бюджет показывает, что текущий объём продаж позволяет направить часть прибыли на закупку новых товаров без ущерба для основных операций.
• Оценка эффективности и анализ — сравнение фактических показателей с бюджетом помогает отслеживать эффективность бизнеса, выявлять отклонения и вносить своевременные корректировки. Это позволяет малым предприятиям оперативно реагировать на изменения в рыночных условиях.
  • Пример: IT-консалтинговая компания использует бюджет как инструмент для оценки успешности маркетинговых кампаний. Если реальные доходы от новых клиентов превышают запланированные, это может свидетельствовать о том, что рекламные вложения оправданы и их стоит увеличить. В противном случае бизнес пересматривает подход к продвижению услуг.
• Управление денежными потоками — помогает управлять денежными потоками, что особенно важно для компаний с сезонными колебаниями спроса. Правильное планирование помогает накапливать средства на периоды спада и покрывать расходы во время снижения продаж.
  • Пример: Производственная компания, занимающаяся изготовлением сезонных товаров, использует бюджетирование для равномерного распределения средств в течение года. Бюджет показывает, сколько нужно накопить в высокий сезон для покрытия расходов в низкий сезон, когда спрос на продукцию падает.

Бюджет как основа финансовой стабильности

Эффективное бюджетирование позволяет контролировать денежные потоки, планировать расходы и доходы, а также управлять ресурсами таким образом, чтобы бизнес оставался устойчивым в любых условиях. Вот детальное описание того, как организовать этот процесс.

Установление стратегических целей компании

Процесс бюджетирования начинается с определения стратегических целей компании. Эти цели должны быть как долгосрочными, так и краткосрочными и охватывать все ключевые направления бизнеса.

• Долгосрочные цели, например, выход на новые рынки, развитие новых продуктов, повышение рентабельности.
• Краткосрочные цели, например, увеличение объёмов продаж, снижение затрат, улучшение качества обслуживания клиентов.

Связывание бюджета с этими целями обеспечит правильное распределение ресурсов для их достижения. Это помогает компании избегать неоправданных затрат и направлять средства на приоритетные задачи.

Вам также будут интересны статьи:

• Разработка и реализации стратегии развития бизнеса
• Как и для чего стоит сформировать и реализовать IT-стратегию?
• Что такое маркетинговая стратегия и для чего она нужна?
• Планирование для бизнеса — цели, инструменты, методики, этапы, примеры
• Управление бизнесом — основные составляющие и примеры

Определение ключевых показателей эффективности (KPI)

Важно заранее определить ключевые показатели эффективности (KPI), которые будут использоваться для оценки выполнения бюджета. KPI могут включать:

• Финансовые показатели — выручка, валовая и чистая прибыль, рентабельность.
• Операционные показатели — производственные мощности, уровень продаж, эффективность работы персонала.
• Клиентские показатели — уровень удовлетворённости клиентов, расширение клиентской базы.

Эти KPI помогут контролировать выполнение бюджета на всех этапах и позволят вовремя корректировать его в случае отклонений от плана.

Создание бюджетного комитета

Рекомендуется создать бюджетный комитет или финансовую группу. Эта команда должна состоять из руководителей ключевых подразделений (финансовый директор, руководители отделов маркетинга, продаж, производства и IT), которые будут отвечать за сбор данных и утверждение бюджета.

Функции бюджетного комитета:

• Разработка методологии — определение общих принципов бюджетирования, структуры и формата бюджета.
• Сбор информации — консолидация данных от всех подразделений для создания целостной картины финансовых потоков.
• Контроль и аудит — проведение регулярного анализа выполнения бюджета и его корректировки при необходимости.

Разработка сценариев

Для того чтобы компания могла адаптироваться к изменениям в рыночной среде, необходимо разработать несколько сценариев бюджетирования:

• Оптимистичный сценарий — рассматривает лучшие условия для бизнеса (например, рост спроса, улучшение экономических условий).
• Реалистичный сценарий — основной сценарий, основанный на текущих прогнозах и данных.
• Пессимистичный сценарий — включает неблагоприятные условия (например, снижение продаж, увеличение затрат, экономический спад).

Сценарное бюджетирование позволяет компании гибко реагировать на изменения и оперативно корректировать свои действия в зависимости от ситуации.

Вовлечение всех уровней управления

Эффективное бюджетирование должно быть процессом, в котором участвуют все уровни управления компании — от топ-менеджмента до руководителей подразделений. Это обеспечивает:

• Полноту данных — подразделения лучше понимают свои потребности и могут предоставить более точные данные для бюджетирования.
• Поддержку стратегии — руководители всех уровней должны понимать стратегию компании и цели, к которым она стремится.
• Ответственность за выполнение бюджета — вовлечённость всех уровней управления помогает распределить ответственность за выполнение бюджета.

Внедрение системы автоматизации бюджетирования

Для повышения точности процесса бюджетирования рекомендуется внедрять системы автоматизации, которые позволяют:

• Ускорить процесс сбора данных и составления бюджета.
• Обеспечить точность расчётов и минимизировать ошибки.
• Автоматизировать мониторинг выполнения бюджета и анализ отклонений.
• Снизить влияние человеческого фактора и повысить прозрачность финансовых операций.

Автоматизация бюджетирования также способствует улучшению коммуникации между подразделениями и более оперативной корректировке бюджета.

Как составить бюджет?

Процесс бюджетирования и формирования бюджета для бизнеса включает несколько этапов, каждый из которых направлен на обеспечение эффективности финансового управления.

Шаг 1. Определение целей и стратегии бизнеса

Перед началом формирования бюджета важно определить стратегические и тактические цели компании, например, цели по росту продаж, увеличению рыночной доли, снижению затрат, расширению географии или улучшению операционной эффективности. Четкие цели позволят связать бюджет с общей стратегией компании.

Шаг 2. Анализ предыдущих периодов

Анализ финансовых данных за предыдущие периоды является основой для прогнозирования будущих показателей. Он включает:

• Анализ доходов — исторические данные по продажам, росту клиентской базы и другим источникам доходов.
• Анализ расходов — источники операционных и капитальных затрат, их динамика и структура.
• Выявление ключевых тенденций — изменения в продажах, сезонные колебания, изменения затрат.

Анализ предыдущих периодов позволяет выявить сезонные колебания, оптимизировать закупки, управление запасами и расходы на маркетинг. Этот процесс помогает учесть все важные факторы и прогнозировать будущие доходы и расходы более точно, что способствует успешному бюджетированию и стабильности бизнеса.

Примеры

Розничный магазин, продающий электронику и аксессуары

Пример анализа

• Анализ продаж по месяцам: Магазин заметил, что продажи резко увеличиваются в ноябре и декабре из-за сезона распродаж (Black Friday и Новый год), а летом (в июле и августе) наблюдается спад. Эти данные можно использовать для прогнозирования сезонных колебаний доходов и планирования маркетинговых акций.
• Анализ товарных категорий: В прошлом году наибольшие доходы принесли смартфоны и аксессуары, в то время как планшеты продались хуже. На основе этого анализа можно увеличить бюджет на закупку популярных товаров и сократить вложения в менее востребованные позиции.
• Анализ эффективности маркетинга: Рекламные кампании в социальных сетях и e-mail-рассылки показали высокий отклик среди клиентов и привели к росту продаж в период акций. Поэтому в новом бюджете можно увеличить расходы на эти каналы продвижения.

Выводы

• Увеличить закупку смартфонов и аксессуаров перед началом активного сезона.
• Сократить закупку планшетов или попытаться провести акции для их стимулирования.
• Сформировать резервный фонд для покрытия расходов в период летнего спада.
• Увеличить рекламные бюджеты на те каналы, которые показали высокую эффективность, и продолжать мониторинг сезонных акций.

Малый бизнес, предоставляющий услуги по ремонту бытовой техники

Пример анализа

• Анализ количества заказов по месяцам: В течение последних трёх лет количество заказов на ремонт бытовой техники увеличивается в зимние месяцы (из-за поломок отопительных систем, холодильников и другой техники). Летом спрос падает, но остаются заказы на ремонт кондиционеров.
• Анализ затрат на материалы и запчасти: В прошлом году цены на запчасти для холодильников значительно возросли в середине года, что стало неожиданным ударом для бюджета. Эти данные помогают предусмотреть возможные изменения цен в будущем и заранее увеличить закупку наиболее востребованных запчастей.
• Анализ возврата клиентов: В прошлом году бизнес запустил программу лояльности для постоянных клиентов, что привело к увеличению повторных заказов на 15%. Это указывает на то, что стоит продолжать инвестировать в программу и расширять её.

Выводы

• Увеличить закупку запчастей перед зимними месяцами и предусмотреть запас на случай резкого роста цен.
• Включить больше маркетинговых затрат на продвижение программы лояльности и удержание клиентов, так как она показала свою эффективность.
• Создать резерв для покрытия операционных расходов в летние месяцы, когда количество заказов снижается.

Предприятие, занимающееся производством мебели на заказ

Пример анализа

• Анализ производственных мощностей: В прошлом году предприятие столкнулось с нехваткой мощностей для выполнения заказов в пиковые месяцы (весна и осень), что привело к увеличению сроков поставки и, как следствие, к потерям клиентов. Эти данные позволяют задуматься о расширении производственных мощностей или найме временных рабочих в пиковые сезоны.
• Анализ себестоимости продукции: В течение предыдущего года стоимость древесины и других материалов выросла на 10%. Этот рост не был учтён в предыдущем бюджете, что привело к сокращению маржинальности. Для следующего периода необходимо предусмотреть увеличение цен на продукцию или улучшить управление запасами материалов.
• Анализ расходов на логистику: Затраты на доставку мебели увеличились из-за роста цен на топливо и отсутствие оптимизированных логистических маршрутов. В новом периоде стоит провести анализ маршрутов и заключить долгосрочные контракты с транспортными компаниями для снижения затрат.

Выводы

• Увеличить бюджет на сырьё с учётом роста цен на материалы и попытаться заключить контракты на поставку по фиксированным ценам.
• Рассмотреть возможность аренды дополнительного оборудования или найма временных сотрудников в пиковые месяцы для увеличения производственных мощностей.
• Оптимизировать логистику, заключив долгосрочные договоры с транспортными компаниями и пересмотрев маршруты для доставки продукции.

Шаг 3. Прогнозирование доходов

Основной задачей на данном этапе является оценка потенциальных доходов компании за бюджетный период. Прогнозирование доходов может быть основано на:

• Исторических данных о продажах.
• Рыночных условиях и тенденциях.
• Планах по расширению клиентской базы.
• Ценовых стратегиях и маркетинговых кампаниях.

Важно учесть все источники доходов от продаж товаров и услуг до инвестиций и субсидий. Прогноз должен быть реалистичным, чтобы избежать кассовых разрывов или чрезмерного оптимизма.

Прогнозирование доходов требует учёта множества факторов, таких как сезонность, новые продукты или услуги, расширение клиентской базы и прошлые результаты. Эти прогнозы позволяют более точно планировать доходы и расходы, что ведёт к эффективному бюджетированию и успешной работе бизнеса.

Примеры

Магазин одежды

Пример прогнозирования доходов

• Анализ сезонности: Магазин замечает, что в прошлом году наибольший пик продаж пришёлся на осенне-зимний период, особенно в ноябре (сезон распродаж) и декабре (новогодние праздники). Летние месяцы оказались слабыми, с меньшими продажами.
• Прогноз роста онлайн-продаж: В прошлом году магазин начал активнее продвигать интернет-магазин, и в течение года доля онлайн-продаж увеличилась на 25%. Этот тренд продолжается, и в следующем году прогнозируется дальнейший рост онлайн-продаж на 30%.
• Прогноз новых линий продукции: В следующем году планируется запустить новую линию одежды для спорта, которая, по прогнозам, увеличит общие продажи на 15%. На основе маркетинговых исследований ожидается высокий спрос на спортивные товары в местном сообществе.

Формирование прогноза

• Прогноз продаж на основе сезонности: Исходя из данных прошлого года, прогнозируется рост продаж на 40% в ноябре и декабре, а в летние месяцы продажи упадут на 10%.
• Прогноз роста онлайн-продаж: Ожидается, что доля онлайн-продаж увеличится на 30%, что повлияет на общий рост выручки.
• Запуск новой линии: Прогнозируется, что новая линия спортивной одежды принесёт дополнительно 15% к годовой выручке.

Выводы

Общий рост доходов по сравнению с прошлым годом прогнозируется на уровне 20-25%. Бюджет будет скорректирован с учётом сезонных колебаний, увеличения доли онлайн-продаж и выпуска новой продукции.

Клининговая компания

Пример прогнозирования доходов

• Анализ контрактов с постоянными клиентами: В прошлом году компания заключила контракты на регулярную уборку с 10 новыми клиентами. Эти контракты обеспечили стабильный поток доходов. В следующем году планируется расширить клиентскую базу на 20% за счёт новых маркетинговых активностей и рекомендаций клиентов.
• Прогноз сезонности: В летний период спрос на услуги уборки домов снижается, однако осенью и весной увеличивается из-за сезонных уборок. Ожидается аналогичная динамика и в следующем году.
• Дополнительные услуги: Компания начала предлагать специализированные услуги (мытьё окон и химчистка ковров), что увеличило доход на 10% в прошлом году. Эти услуги набирают популярность, и прогнозируется их рост на 15% в следующем году.

Формирование прогноза

• Прогноз на основе контрактов: Ожидается, что текущие контракты будут продлены, а количество новых клиентов увеличится на 20%, что приведёт к увеличению регулярных доходов.
• Сезонные колебания: Прогнозируется рост заказов на 30% в весенний и осенний периоды за счёт сезонных услуг, и снижение на 15% в летние месяцы.
• Дополнительные услуги: Прогнозируется увеличение доли специализированных услуг до 15% от общего дохода, благодаря увеличению спроса.

Выводы

Прогнозируется рост выручки на 20%, за счёт увеличения клиентской базы, расширения ассортимента услуг и сезонных колебаний спроса. Эти данные помогут планировать маркетинговые кампании и расходы на материалы.

Фабрика по производству мебели

Пример прогнозирования доходов

• Анализ заказов по сезонам: В прошлом году фабрика заметила, что наибольшее количество заказов поступает весной и осенью, когда клиенты начинают ремонт и обновление интерьеров. Летом и зимой количество заказов сокращается, но крупные заказы от корпоративных клиентов обеспечивают определённую стабильность.
• Расширение клиентской базы: В прошлом году фабрика начала сотрудничать с двумя новыми строительными компаниями, которые регулярно заказывают мебель для своих проектов. В следующем году прогнозируется увеличение заказов от этих партнёров на 25% благодаря расширению их проектов.
• Запуск новой линейки продукции: Планируется запуск новой линии экологичной мебели, что, по прогнозам, увеличит продажи на 10%. Рыночные исследования показывают растущий интерес к экологичной продукции.

Формирование прогноза

• Прогноз заказов по сезонам: Исходя из предыдущих данных, прогнозируется рост заказов на 35% весной и осенью, при снижении заказов на 20% летом и зимой.
• Прогноз корпоративных заказов: Ожидается рост корпоративных заказов на 25% за счёт расширения проектов строительных компаний.
• Прогноз новых продаж: Новая линия экологичной мебели, по прогнозам, увеличит общие продажи на 10%.

Выводы

Прогнозируемый рост доходов составит около 20%, с учётом сезонных колебаний, увеличения корпоративных заказов и внедрения новой линии продукции. Эти прогнозы помогут скорректировать производственные мощности и запасы материалов для удовлетворения спроса.

Шаг 4. Оценка расходов

После того как доходы были спрогнозированы, необходимо оценить расходы, которые понесёт компания для достижения поставленных целей. Расходы можно разделить на несколько категорий:

• Операционные расходы (OPEX):
  • Заработная плата сотрудников.
  • Аренда офисов, складов или оборудования.
  • Коммунальные услуги.
  • Реклама и маркетинг.
  • Логистические и транспортные расходы.
• Капитальные расходы (CAPEX):
  • Покупка оборудования.
  • Строительство или покупка недвижимости.
  • Инвестиции в технологии или улучшение производственных процессов.
• Финансовые расходы:
  • Обслуживание кредитов.
  • Выплата процентов по займам.

На этом этапе важно учитывать возможные изменения в ценах на сырьё, инфляцию, изменения в законодательстве или налоговой политике.

Примеры

Магазин, торгующий одеждой и аксессуарами

Пример оценки расходов

• Закупка товаров: Основной статьёй расходов магазина является закупка товаров. В прошлом году на закупку коллекций одежды уходило около 50% выручки. Учитывая рост цен на материалы и инфляцию, в новом бюджете запланировано увеличение этой статьи расходов на 10%.
• Аренда помещения: Магазин арендует помещение в торговом центре, где арендная плата растёт на 5% ежегодно. В бюджете на следующий год этот рост учтён.
• Заработная плата сотрудников: Магазин планирует расширить штат, наняв двух новых сотрудников, что увеличит фонд заработной платы на 20%. Дополнительно предусмотрены бонусы за продажи в сезон распродаж.
• Маркетинг и реклама: В прошлом году успешные рекламные кампании принесли увеличение продаж на 30%, поэтому в новом бюджете на маркетинг выделяется на 15% больше средств для продвижения как оффлайн, так и онлайн.
• Непредвиденные расходы: На случай поломок оборудования (кассовые аппараты, системы учёта) и мелких ремонтных работ заложено 5% от общего бюджета на непредвиденные расходы.

Итог:

Основные статьи расходов:

• Закупка товаров: +10%
• Аренда: +5%
• Фонд заработной платы: +20%
• Маркетинг: +15%
• Непредвиденные расходы: 5%

Оценка расходов позволяет магазину спрогнозировать рост затрат и корректировать маржу и ценообразование.

Компания, оказывающая услуги по ремонту бытовой техники

Пример оценки расходов

• Закупка материалов и запчастей: Основная статья расходов — это материалы и запчасти для ремонта. В прошлом году затраты на них составили 30% от общей выручки. Из-за ожидаемого роста цен на импортные запчасти в новом бюджете заложено увеличение расходов на 15%.
• Оплата труда сотрудников: В компании работают четыре мастера. Планируется увеличение штата на одного сотрудника, что приведёт к увеличению фонда оплаты труда на 25%. Дополнительно предусмотрены выплаты за работу в праздничные дни и переработки.
• Маркетинг и продвижение: В прошлом году компания потратила на рекламу около 10% от выручки. В новом бюджете запланировано увеличение этой статьи расходов на 10%, чтобы расширить присутствие в интернете и привлекать новых клиентов через социальные сети.
• Транспортные расходы: Сервис оказывает услуги на выезде, поэтому расходы на топливо и обслуживание автомобилей играют важную роль. Учитывая рост цен на бензин и амортизацию автомобилей, расходы на транспорт увеличиваются на 12%.
• Непредвиденные расходы: На случай поломки оборудования (инструменты, оборудование для диагностики) заложен резервный фонд в размере 3% от общего бюджета.

Итог:

Основные статьи расходов:

• Материалы и запчасти: +15%
• Фонд заработной платы: +25%
• Маркетинг: +10%
• Транспортные расходы: +12%
• Непредвиденные расходы: 3%

Такая оценка расходов позволяет компании предусмотреть повышение затрат и корректировать цены на услуги для поддержания прибыли.

Предприятие по производству мебели на заказ

Пример оценки расходов

• Закупка материалов: Основные расходы идут на закупку древесины, лакокрасочных материалов и фурнитуры. В прошлом году эти затраты составили 40% от выручки. Из-за повышения цен на сырьё и транспортные расходы в новом бюджете заложено увеличение этой статьи расходов на 20%.
• Заработная плата работников: Фабрика наняла двух новых сотрудников, что увеличило фонд заработной платы на 15%. Планируются также выплаты бонусов за выполнение крупных заказов и выход в пиковые периоды.
• Производственное оборудование: В прошлом году было закуплено новое оборудование в рассрочку. В новом бюджете необходимо учесть ежемесячные платежи за это оборудование, что составляет 5% от общей выручки.
• Логистика и доставка: Доставка мебели клиентам занимает около 10% всех расходов. В связи с увеличением цен на топливо планируется рост транспортных затрат на 10%.
• Непредвиденные расходы: В прошлом году неожиданная поломка оборудования обошлась предприятию в 8% от бюджета. В этом году предусмотрено выделение резервных средств на непредвиденные ремонты и амортизацию.

Итог:

Основные статьи расходов:

• Материалы: +20%
• Фонд заработной платы: +15%
• Оборудование (рассрочка): 5%
• Логистика: +10%
• Непредвиденные расходы: 8%

Эта оценка расходов позволяет фабрике планировать производство более эффективно и своевременно закладывать деньги на ключевые статьи затрат.

Шаг 5: Составление бюджета денежных потоков

Одним из важнейших инструментов управления финансами является бюджет денежных потоков (cash flow budget). Этот документ отражает все поступления и расходы наличных средств компании за определённый период времени и помогает управлять ликвидностью.

• Прогноз поступлений (входящий денежный поток):
  • Поступления от продаж.
  • Финансирование или кредиты.
  • Другие источники дохода.
• Прогноз платежей (исходящий денежный поток):
  • Выплата зарплаты.
  • Оплата поставщикам.
  • Обслуживание долгов.
  • Выплата налогов.

Этот этап помогает компании убедиться, что в любой момент времени у неё будет достаточно средств для покрытия всех обязательств.

Правильный анализ сезонных колебаний доходов и расходов, а также резервирование средств для покрытия низких сезонов обеспечивают финансовую устойчивость бизнеса.

Примеры

Магазин одежды и аксессуаров

Пример бюджета денежных потоков:

Поступления:

• Ожидаемые ежемесячные продажи: на основе данных за предыдущие периоды прогнозируются колебания доходов. В январе — 100 000 рублей, в пиковые месяцы (ноябрь и декабрь) продажи увеличиваются до 250 000 рублей.
• Онлайн-продажи: прогнозируется рост доли онлайн-продаж на 30% по сравнению с прошлым годом, что увеличит поступления на 50 000 рублей ежемесячно.
• Праздничные акции и распродажи: ожидаемый дополнительный доход в ноябре и декабре составит 100 000 рублей.

Расходы:

• Закупка товара: каждый месяц планируется закупка коллекций одежды на 60 000 рублей. В ноябре и декабре закупки увеличиваются до 150 000 рублей для удовлетворения повышенного спроса.
• Аренда: фиксированная арендная плата 30 000 рублей ежемесячно.
• Заработная плата: фонд оплаты труда составляет 50 000 рублей в месяц, включая бонусы в сезон распродаж (ноябрь и декабрь).
• Маркетинг: рекламные кампании обходятся в 10 000 рублей в месяц, с увеличением до 25 000 рублей в сезон распродаж.
• Прочие расходы: резерв на непредвиденные расходы — 5 000 рублей ежемесячно.

Итог

Бюджет денежных потоков позволяет предсказать, что в январе и летние месяцы могут быть кассовые разрывы из-за снижения продаж, поэтому необходимо предусмотреть резервный фонд или кредитную линию для покрытия временных дефицитов. В пиковые месяцы (ноябрь и декабрь) ожидается положительный денежный поток.

Пример бюджета (январь):

• Поступления: 100 000 рублей (продажи) + 50 000 рублей (онлайн-продажи) = 150 000 рублей.
• Расходы: 60 000 рублей (товар) + 30 000 рублей (аренда) + 50 000 рублей (зарплата) + 10 000 рублей (маркетинг) + 5 000 рублей (прочие) = 155 000 рублей.
• Чистый денежный поток: -5 000 рублей (кассовый разрыв).

Небольшая клининговая компания, оказывающая услуги по уборке офисов и домов

Пример бюджета денежных потоков

Поступления:

• Контракты с постоянными клиентами: ежемесячно компания получает фиксированный доход в размере 200 000 рублей от контрактов с офисами.
• Разовые заказы: ожидается, что в пиковые периоды (весна и осень) разовые заказы составят 80 000 рублей, а в летний период снизятся до 30 000 рублей.
• Дополнительные услуги (химчистка, мытьё окон): каждый месяц компания получает дополнительные 20 000 рублей.

Расходы:

• Оплата труда: 100 000 рублей в месяц, с увеличением в пиковые периоды за счёт привлечения временных сотрудников (до 120 000 рублей).
• Транспортные расходы: 15 000 рублей в месяц на топливо и обслуживание автомобилей.
• Закупка материалов: моющие средства и расходные материалы обходятся в 10 000 рублей в месяц.
• Маркетинг: 5 000 рублей на рекламу ежемесячно.
• Прочие расходы: 5 000 рублей в резерве на непредвиденные расходы.

Итог

Бюджет денежных потоков показывает, что весной и осенью компания может ожидать положительный денежный поток, а в летние месяцы возникнет снижение доходов. Для поддержания финансовой стабильности в низкие сезоны можно сократить затраты на рекламу или использовать временных сотрудников.

Пример бюджета (апрель)

• Поступления: 200 000 рублей (контракты) + 80 000 рублей (разовые заказы) + 20 000 рублей (дополнительные услуги) = 300 000 рублей.
• Расходы: 120 000 рублей (зарплата) + 15 000 рублей (транспорт) + 10 000 рублей (материалы) + 5 000 рублей (маркетинг) + 5 000 рублей (прочие) = 155 000 рублей.
• Чистый денежный поток: +145 000 рублей.

Небольшая мебельная фабрика

Пример бюджета денежных потоков

Поступления:

• Заказы от корпоративных клиентов: в среднем, фабрика получает 400 000 рублей ежемесячно от постоянных заказчиков.
• Заказы от частных клиентов: ожидается, что в пиковые месяцы (март-май и сентябрь-ноябрь) частные заказы составят 200 000 рублей ежемесячно, а в летние и зимние месяцы снизятся до 100 000 рублей.
• Дополнительные поступления от новых продуктов: с введением новой линии экологичной мебели прогнозируются дополнительные поступления в размере 50 000 рублей в месяц.

Расходы:

• Закупка материалов: каждый месяц на материалы тратится около 150 000 рублей, с увеличением до 200 000 рублей в пиковые месяцы.
• Заработная плата: фонд оплаты труда составляет 100 000 рублей в месяц, включая бонусы за выполнение больших заказов.
• Оборудование и аренда: расходы на аренду помещения и обслуживание оборудования составляют 50 000 рублей ежемесячно.
• Логистика: доставка мебели обходится в 20 000 рублей ежемесячно.
• Прочие расходы: 10 000 рублей выделено на непредвиденные расходы.

Итог

Бюджет денежных потоков показывает, что в пиковые периоды фабрика будет генерировать положительный денежный поток, что позволит накапливать резервы на месяцы с низкими заказами. В низкие месяцы (зима и лето) могут возникать кассовые разрывы, поэтому часть прибыли из пиковых месяцев будет направляться на поддержание ликвидности.

Пример бюджета (сентябрь)

• Поступления: 400 000 рублей (корпоративные заказы) + 200 000 рублей (частные заказы) + 50 000 рублей (новые продукты) = 650 000 рублей.
• Расходы: 200 000 рублей (материалы) + 100 000 рублей (зарплата) + 50 000 рублей (аренда и оборудование) + 20 000 рублей (логистика) + 10 000 рублей (прочие) = 380 000 рублей.
• Чистый денежный поток: +270 000 рублей.

Шаг 6. Формирование основного бюджета

Основной бюджет включает несколько ключевых документов, которые связывают между собой доходы, расходы, активы и обязательства компании:

• Операционный бюджет — отражает планируемые доходы и расходы, связанные с основной деятельностью компании. Основной фокус операционного бюджета — это прибыль или убыток от операционной деятельности.
• Капитальный бюджет — включает долгосрочные инвестиции в основные средства, такие как здания, оборудование и технологии. Этот бюджет помогает компании планировать и контролировать приобретение новых активов.
• Бюджет денежных средств — отражает все потоки денежных средств (входящие и исходящие) и помогает компании управлять ликвидностью.
• Прогноз отчета о прибылях и убытках — позволяет увидеть ожидаемый финансовый результат за период. Этот документ включает все доходы и расходы, а также прогнозируемую чистую прибыль.

Формирование основного бюджета при бюджетировании для небольших бизнесов включает составление бюджета доходов и расходов, а также бюджета денежных потоков, что позволяет спланировать деятельность и добиться финансовой устойчивости. Основной бюджет включает в себя прогнозирование всех статей доходов и расходов, капитальных вложений, планов по прибыли и финансовых потоков.

Примеры

Магазин электроники

Основной бюджет

Доходы:

• Прогнозируемая выручка от продажи электроники: магазин основывает свой прогноз на прошлогодних данных и маркетинговых исследованиях. Ожидается рост продаж на 5% в год. Прогнозируемая ежемесячная выручка — 1 000 000 рублей, что составляет 12 000 000 рублей в год.
• Дополнительный доход от продажи аксессуаров (наушники, кабели): 200 000 рублей в месяц, что составляет 2 400 000 рублей в год.

Расходы:

• Закупка товара: ежегодные расходы на закупку электроники составляют около 60% от выручки, что составляет 7 200 000 рублей.
• Аренда и коммунальные услуги: фиксированные расходы на аренду помещения составляют 80 000 рублей в месяц (960 000 рублей в год).
• Заработная плата сотрудников: зарплата составляет 300 000 рублей в месяц (3 600 000 рублей в год) с учетом бонусов и дополнительных выплат в пиковые периоды продаж.
• Маркетинг и реклама: расходы на маркетинговые кампании составляют 50 000 рублей в месяц (600 000 рублей в год), включая расходы на интернет-рекламу, промоакции и скидочные программы.
• Прочие расходы: учтены резервные средства на непредвиденные расходы — 200 000 рублей в год.

Прибыль: Ожидаемая чистая прибыль (до налогообложения): 3 440 000 рублей в год.

Итог

Основной бюджет магазина электроники даёт представление о распределении ресурсов, прогнозирует прибыль и позволяет планировать деятельность для достижения поставленных финансовых целей. Этот план также позволяет предусмотреть возможные колебания доходов и расходов в пиковые и непиковые месяцы.

Компания, оказывающая услуги по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей

Основной бюджет:

Доходы:

• Ожидаемый доход от услуг технического обслуживания: 400 000 рублей в месяц (4 800 000 рублей в год). Включает регулярное обслуживание клиентов и плановые ремонты.
• Доход от дополнительных услуг (диагностика, замена запчастей): 150 000 рублей в месяц (1 800 000 рублей в год).

Расходы:

• Заработная плата сотрудников: зарплата мастеров составляет 200 000 рублей в месяц (2 400 000 рублей в год).
• Закупка запчастей и расходных материалов: расходы на закупку составляют 100 000 рублей в месяц (1 200 000 рублей в год), так как большая часть доходов приходится на замену деталей и проведение технических работ.
• Аренда и коммунальные услуги: ежемесячная аренда составляет 50 000 рублей (600 000 рублей в год).
• Маркетинг и реклама: для привлечения новых клиентов на рекламу тратится 20 000 рублей в месяц (240 000 рублей в год).
• Прочие расходы: выделено 10 000 рублей ежемесячно (120 000 рублей в год) на непредвиденные расходы (ремонт оборудования и закупку инструментов).

Прибыль: Ожидаемая чистая прибыль (до налогообложения): 2 040 000 рублей в год.

Итог

Основной бюджет компании по ремонту автомобилей позволяет планировать ресурсы и организовать работу с учётом сезонности и возможных пиковых нагрузок (например, перед зимним сезоном, когда возрастает потребность в ремонте и обслуживании). Бюджет помогает контролировать расходы на закупку запчастей и маркетинг, а также прогнозировать прибыль.

Малое предприятие по производству мебели

Основной бюджет

Доходы:

• Ожидаемые поступления от заказов на изготовление мебели: 600 000 рублей в месяц (7 200 000 рублей в год). Включает заказы как от частных, так и от корпоративных клиентов.
• Дополнительные доходы от услуг по реставрации мебели: 100 000 рублей в месяц (1 200 000 рублей в год).

Расходы:

• Закупка материалов (древесина, фурнитура): на закупку материалов ежемесячно уходит 200 000 рублей (2 400 000 рублей в год), причём расходы могут колебаться в зависимости от объёмов заказов.
• Оплата труда работников: ежемесячные затраты на оплату труда составляют 150 000 рублей (1 800 000 рублей в год).
• Аренда и коммунальные услуги: арендная плата за производственное помещение составляет 60 000 рублей в месяц (720 000 рублей в год).
• Закупка нового оборудования: планируется вложение в новое оборудование для повышения производственных мощностей — 300 000 рублей единовременно.
• Транспортные расходы: доставка мебели клиентам обходится в 20 000 рублей в месяц (240 000 рублей в год).
• Маркетинг: расходы на рекламу и продвижение составляют 15 000 рублей в месяц (180 000 рублей в год).
• Прочие расходы: резерв на непредвиденные расходы составляет 100 000 рублей в год.

Прибыль: Ожидаемая чистая прибыль (до налогообложения): 2 660 000 рублей в год.

Итог

Основной бюджет для мебельного производства помогает контролировать расходы на материалы и заработную плату, планировать закупки нового оборудования для повышения эффективности производства и прогнозировать рост доходов за счёт маркетинговых усилий и дополнительных услуг.

Шаг 7. Проверка бюджета и внесение корректировок

После составления предварительного бюджета важно провести его проверку. Руководители различных подразделений должны убедиться, что их потребности и планы учтены. На этом этапе могут быть внесены изменения в бюджет, чтобы учесть возможные изменения внешней среды или оптимизировать распределение ресурсов.

Примеры

Магазин бытовой техники в середине года проводит проверку исполнения годового бюджета

На фоне замедления экономической активности продажи оказались ниже запланированных на 10%, что потребовало корректировки бюджета.

Этапы проверки и внесения корректировок

Проверка выручки:

1. Планируемая выручка за полгода составляла 6 000 000 рублей, но фактические продажи составили только 5 400 000 рублей, что ниже на 10%. Снижение продаж наблюдалось в категории крупной бытовой техники.

Проверка расходов:

• Закупка товара: затраты на закупку были скорректированы с учётом уменьшения продаж, что позволило снизить закупки на 5%. Фактические расходы на закупку составили 3 240 000 рублей вместо планируемых 3 600 000 рублей.
• Маркетинг: компания увеличила расходы на рекламу на 20% для стимулирования продаж в течение оставшихся месяцев года. Фактические расходы составили 360 000 рублей вместо 300 000 рублей.

Корректировка бюджета:

1. Доходы: магазин пересмотрел прогнозируемую выручку на оставшиеся полгода. Вместо запланированных 6 000 000 рублей скорректированный план составил 5 500 000 рублей. Магазин также внедрил более активные маркетинговые кампании для увеличения продаж.
2. Расходы: закупка товара была сокращена на 5% на оставшийся период, что привело к снижению затрат до 3 420 000 рублей. При этом компания приняла решение увеличить расходы на маркетинг до 400 000 рублей, чтобы компенсировать потерю выручки.

Итог

После проверки бюджета и внесения корректировок магазин смог адаптировать свои планы, улучшить маркетинговые усилия и минимизировать возможные убытки. Это позволило поддерживать стабильные денежные потоки до конца года.

Юридическая фирма, предоставляющая услуги по правовому сопровождению бизнеса, проводит проверку бюджета в конце третьего квартала

Выяснилось, что доходы от услуг превысили планируемые на 15%, что позволило рассмотреть возможность увеличения расходов на маркетинг и расширение штата.

Этапы проверки и внесения корректировок

Проверка доходов:

• Запланированный доход на конец третьего квартала составлял 3 000 000 рублей, но фактические доходы составили 3 450 000 рублей, что связано с увеличением числа клиентов из сферы малого бизнеса.

Проверка расходов:

• Фактические расходы на зарплаты и аренду остались в пределах запланированных значений — 1 800 000 рублей.
• Однако маркетинговые затраты составили только 100 000 рублей из запланированных 200 000 рублей.

Корректировка бюджета:

• Доходы: с учётом увеличения числа клиентов, фирма пересмотрела прогноз на оставшиеся месяцы года. Ожидаемый доход был повышен с 4 000 000 рублей до 4 600 000 рублей.
• Расходы: принято решение увеличить маркетинговые расходы на 50%, доведя их до 300 000 рублей на оставшиеся месяцы. Дополнительно фирма наняла двух новых сотрудников для повышения качества обслуживания клиентов, что увеличило фонд заработной платы на 150 000 рублей в квартал.

Итог

Корректировка бюджета позволила юридической фирме оперативно перераспределить дополнительные доходы, улучшить маркетинговые усилия и расширить команду. Это помогло компании поддерживать рост и увеличить клиентскую базу.

Мебельная фабрика, производящая мебель на заказ, столкнулась с увеличением стоимости сырья в середине года

Проведённая проверка бюджета показала, что затраты на закупку материалов превысили планируемые на 20%, что привело к необходимости пересмотра плана расходов.

Этапы проверки и внесения корректировок:

Проверка затрат:

• Плановые затраты на закупку материалов на первое полугодие составляли 1 200 000 рублей, но фактические расходы составили 1 440 000 рублей из-за роста цен на древесину и фурнитуру.

Проверка доходов:

• Выручка от продаж мебели осталась на уровне запланированной — 3 600 000 рублей за полгода.

Корректировка бюджета:

• Расходы: фабрика приняла решение пересмотреть контракты с поставщиками и снизить объём закупок материалов на оставшиеся месяцы на 10%. Это позволило сэкономить 180 000 рублей.
• Цены на продукцию: фабрика также приняла решение поднять цены на готовую продукцию на 5%, что позволило компенсировать рост себестоимости и сохранить рентабельность.
• Капитальные вложения: планируемое приобретение нового оборудования было отложено на следующий год для сокращения капитальных затрат.

Итог

Корректировка бюджета помогла мебельной фабрике адаптироваться к изменению рыночных условий, снизить закупочные расходы и сохранить маржинальность, несмотря на рост цен на материалы. Это позволило избежать кассовых разрывов и улучшить финансовое положение фабрики на конец года.

Шаг 8. Утверждение бюджета

После внесения всех необходимых корректировок бюджет должен быть утверждён на уровне руководства. Важно, чтобы все заинтересованные стороны, включая финансовый отдел и менеджеров различных подразделений, согласились с итоговой версией бюджета.

Утверждение бюджета — это финальная и одна из самых ответственных стадий бюджетирования, так как она обеспечивает структурирование всех доходов, расходов и инвестиций компании на будущий период. Независимо от сферы бизнеса утверждение бюджета требует участия всех ключевых лиц, анализа рыночных условий и корректировок для обеспечения финансовой стабильности и достижения стратегических целей.

Примеры

Магазин одежды на основе прогноза продаж и анализа затрат подготовил годовой бюджет

Бюджет включает прогнозируемые доходы, расходы на закупку товара, маркетинг, аренду, зарплату сотрудников и капитальные вложения в расширение ассортимента.

Процесс утверждения бюджета:

Подготовка:

• Бухгалтер и владелец магазина совместно составили бюджет, основываясь на предыдущем финансовом годе, прогнозах продаж, анализе потребительского спроса и планах по расширению ассортимента.

Обсуждение ключевых показателей:

• Прогнозируемые доходы: магазин ожидает, что годовая выручка составит 12 000 000 рублей, исходя из средних ежемесячных продаж.
• Основные расходы: прогнозируются затраты на закупку товара — 60% от выручки (7 200 000 рублей), аренда — 1 200 000 рублей в год, маркетинг — 400 000 рублей, зарплата сотрудников — 2 400 000 рублей.
• Прибыль: ожидаемая чистая прибыль до налогообложения — 1 800 000 рублей в год.

Утверждение бюджета:

• Владелец магазина рассмотрел представленный бюджет, согласовал его с менеджером по закупкам и маркетологом, чтобы удостовериться, что ресурсы распределены эффективно и соответствуют реальным возможностям магазина.
• Было принято решение утвердить бюджет с резервом на непредвиденные расходы в размере 200 000 рублей.

Итог:

• Бюджет утверждён и принят к исполнению. В течение года будет проводиться ежеквартальная проверка для отслеживания выполнения бюджета и внесения корректировок при необходимости.

Бизнес, предоставляющий услуги IT-консалтинга, разрабатывает годовой бюджет для планирования своих доходов и расходов

Ключевыми статьями бюджета являются зарплаты сотрудников, аренда офиса, расходы на обучение сотрудников и развитие новых направлений в работе.

Процесс утверждения бюджета

Подготовка:

• Руководство компании вместе с финансовым менеджером подготовило бюджет на основе оценок планируемого роста клиентской базы и предыдущих годов.

Обсуждение ключевых показателей:

• Ожидаемые доходы: прогнозируемый доход от новых контрактов и расширения услуг составляет 6 000 000 рублей в год.
• Основные расходы: зарплата сотрудников — 3 000 000 рублей в год, аренда офиса — 720 000 рублей, расходы на обучение сотрудников и сертификацию — 300 000 рублей, маркетинг — 200 000 рублей.
• Инвестиции: компания планирует вложить 500 000 рублей в развитие нового направления по кибербезопасности.
• Резервный фонд: в бюджете заложен резерв на случай недополучения доходов — 200 000 рублей.

Утверждение бюджета:

• Владелец компании и финансовый менеджер провели обсуждение с ключевыми сотрудниками, чтобы убедиться, что предложенные цифры реалистичны и поддерживают стратегические цели компании. Утверждение бюджета происходило поэтапно: сначала согласовали основные статьи расходов, затем — инвестиции и резервный фонд.

Итог:

• Бюджет утверждён с условием, что каждые шесть месяцев будет проводиться анализ его выполнения, и при необходимости могут быть внесены корректировки в статьи затрат на маркетинг и обучение.

Фабрика по производству мебели разрабатывает годовой бюджет для планирования закупок материалов, зарплат сотрудников, аренды помещений и новых капитальных вложений.

Процесс утверждения бюджета:

Подготовка:

• Финансовый отдел фабрики совместно с директором предприятия подготовили бюджет, опираясь на текущие рыночные условия, прогноз спроса и стоимость сырья.

Обсуждение ключевых показателей:

• Ожидаемые доходы: прогнозируемая выручка от производства мебели — 10 000 000 рублей в год.
• Основные расходы: закупка материалов — 4 500 000 рублей, заработная плата — 3 000 000 рублей, аренда — 600 000 рублей, капитальные вложения в новое оборудование — 1 000 000 рублей.
• Прибыль: ожидаемая чистая прибыль после налогов — 900 000 рублей.
• Фабрика также планирует создать резервный фонд в размере 300 000 рублей на случай роста стоимости материалов или снижения спроса.

Утверждение бюджета:

• Директор фабрики и финансовый менеджер обсудили возможности оптимизации расходов на материалы и предложили заключить долгосрочные контракты с поставщиками, что помогло бы снизить затраты. В ходе обсуждения также приняли решение снизить капитальные вложения в оборудование до 800 000 рублей, чтобы оставить больше средств в резервном фонде.

Итог:

• Бюджет был утверждён после согласования изменений. Владелец предприятия и финансовый отдел договорились о квартальных встречах для пересмотра выполнения бюджета и анализа доходов и расходов.

Шаг 9. Внедрение бюджета и контроль выполнения

Как только бюджет утверждён, он становится официальным планом для компании. На этом этапе начинается его реализация и контроль выполнения:

Важно наладить систему отчётности, чтобы получать актуальные данные о доходах и расходах и своевременно выявлять отклонения.

Примеры

Розничный магазин электроники формирует годовой бюджет, основываясь на данных прошлых лет и прогнозах

Основные цели — поддержание рентабельности, увеличение продаж и оптимизация расходов.

Этапы внедрения бюджета:

• Утверждение. Руководство утверждает годовой бюджет, распределив средства на закупки товаров, зарплаты сотрудников, аренду и маркетинг. Например, 30% бюджета выделено на закупку новой продукции, 25% — на зарплаты сотрудников, 20% — на маркетинговую кампанию, 15% — на аренду и коммунальные услуги, 10% — на непредвиденные расходы.
• Контроль за выполнением. Ежемесячно производится проверка выполнения плана по доходам и расходам. Контролируется количество продаж, суммы поступлений и отгруженных товаров. Отчеты предоставляются руководителю и бухгалтеру для анализа отклонений от плана. Если в течение месяца продажи снижаются, магазин проводит корректировки, например, усиливая акции и предлагая скидки на товары для привлечения клиентов.
• Корректировка. В случае значительных отклонений (например, если расходы на закупки превысили планируемые на 10%), руководство корректирует бюджет. Может быть принято решение временно сократить бюджет на маркетинг, чтобы компенсировать увеличенные затраты на товарные запасы.

Контроль бюджета помогает выявить причины отклонений и оперативно реагировать, не допуская увеличения долговой нагрузки. Гибкость при внесении изменений помогает поддерживать стабильные финансовые результаты.

Клининговая компания специализируется на уборке офисных помещений

Основная цель — внедрение бюджетирования для снижения расходов на материалы и повышения эффективности труда сотрудников.

Этапы внедрения бюджета:

• Утверждение. Бюджет на год включает расходы на материалы для уборки (50%), зарплаты сотрудников (35%), расходы на транспорт и оборудование (10%), административные и маркетинговые расходы (5%).
• Контроль за выполнением. Еженедельная проверка расхода материалов (чтобы избежать перерасхода). Мониторинг использования оборудования и времени работы сотрудников для оптимизации графиков и улучшения продуктивности. Сравнение фактических затрат с бюджетом с помощью регулярных отчетов, создаваемых бухгалтерией. Если расход материалов выше запланированного, компания проверяет причины (например, перерасход на определённых объектах).
• Корректировка. По итогам первого квартала выявляется, что расходы на материалы превышают план на 20%. В результате пересматриваются договоры с поставщиками, выбираются альтернативные, более дешёвые решения, что позволяет снизить затраты на 15% во втором квартале.

Контроль за использованием материалов и оптимизация закупок помогает клининговой компании сократить расходы и улучшить выполнение бюджета, не снижая качества обслуживания.

Мебельная фабрика сталкивается с ростом цен на сырьё и желает внедрить систему бюджетного контроля, чтобы избежать дефицита денежных средств и сохранить прибыльность.

Этапы внедрения бюджета:

• Утверждение бюджета. Бюджет включает основные категории расходов: закупка сырья (40%), зарплата работников (30%), затраты на аренду и коммунальные услуги (15%), маркетинг и продажи (10%), амортизация оборудования (5%).
• Контроль за выполнением бюджета. Внедряется ежемесячный контроль выполнения бюджета с акцентом на контроль за расходами на сырьё. Создаются отчеты о произведённой продукции и её себестоимости, что помогает отслеживать, как изменяются затраты при колебаниях цен на сырьё. Внедряются еженедельные совещания с командой бухгалтерии и производства, где обсуждаются отклонения по бюджетным статьям и возможные корректирующие меры.
• Корректировка бюджета. В середине года обнаруживается, что затраты на сырьё увеличились из-за роста цен на древесину. Компания корректирует бюджет: сокращает расходы на маркетинг и переносит запуск нового продукта, чтобы снизить финансовое давление.
• Автоматизация контроля. Для повышения эффективности контроля фабрика внедряет специализированное программное обеспечение для управления запасами и расходами, которое автоматически формирует отчеты и предупреждает руководство при отклонениях от плана.

Система контроля помогает фабрике своевременно реагировать на изменения в стоимости сырья и корректировать бюджет, что позволяет избежать дефицита денежных средств и поддерживать рентабельность бизнеса.

Шаг 10. Анализ выполнения и корректировка и бюджета

В ходе выполнения бюджета могут возникать отклонения, вызванные изменением внешних или внутренних факторов. Это может требовать корректировки плана для поддержания его актуальности.

Примеры

Магазин продуктов столкнулся с падением спроса на премиальные товары и ростом операционных расходов

В середине года необходимо провести корректировку бюджета и проанализировать его выполнение.

Анализ выполнения бюджета. В середине года руководство проводит анализ исполнения бюджета за первые 6 месяцев. Выясняется, что:

• Продажи премиальных продуктов упали на 25%.
• Операционные расходы (аренда, коммунальные услуги) выросли на 10% из-за увеличения стоимости электроэнергии.
• Выручка от продаж обычных продуктов осталась стабильной.

Корректировка бюджета. На основании этого анализа решено:

• Сократить закупки премиальных товаров на 20%, чтобы избежать затоваривания.
• Пересмотреть график закупок, увеличив количество заказов на популярные и недорогие товары.
• Внедрить энергоэффективные решения для сокращения расходов на электроэнергию.
• Часть бюджета на маркетинг направить на рекламу доступных продуктов, которые стали более востребованными среди клиентов.

Контроль выполнения. В течение следующих кварталов ежемесячно проводится контроль выполнения бюджета. В случае отклонений проводится анализ и вносятся корректировки. Например, если акция по популярным продуктам не принесла ожидаемого роста продаж, маркетинговые усилия перенаправляются на онлайн-каналы для увеличения охвата.

Благодаря своевременной корректировке и контролю за выполнением бюджета магазин удалось удержать рентабельность, адаптировав свою стратегию под изменившиеся рыночные условия.

Парикмахерская запланировала расходы на расширение своих услуг, включая закупку нового оборудования и найм дополнительных мастеров

В процессе выполнения бюджета обнаруживаются отклонения, требующие корректировок.

Анализ выполнения. Через три месяца после утверждения бюджета выясняется, что:

• Затраты на материалы (краски, уходовые средства) превысили план на 15%.
• Продажи услуг по окрашиванию волос, на которые делался основной акцент, оказались ниже запланированных на 10%.
• Дополнительные сотрудники не приносили ожидаемого роста клиентов.

Корректировка. В результате анализа парикмахерская решает:

• Пересмотреть расходы на материалы, сокращая закупки дорогих брендов и переходя на более экономичные аналоги, которые не снижают качество услуг.
• Перенаправить маркетинговый бюджет с услуг окрашивания на услуги стрижки и ухода, которые пользуются большим спросом среди клиентов.
• Оптимизировать графики сотрудников, перераспределяя их часы работы, чтобы сократить затраты на зарплаты.

Контроль выполнения:

• Парикмахерская внедряет ежемесячные отчеты о продажах услуг и расходах на материалы, чтобы быстро реагировать на возможные отклонения.
• В конце каждого месяца проводится анализ ключевых финансовых показателей, включая рентабельность и загруженность мастеров, что позволяет оперативно вносить изменения в бюджет.

Корректировка расходов на материалы и услуги, а также контроль выполнения бюджета помогли парикмахерской сохранить стабильную прибыль и оптимизировать операционные расходы.

Пекарня внедрила годовой бюджет, в котором были запланированы закупки сырья, заработная плата сотрудников и маркетинг для продвижения новых видов продукции

В процессе выполнения бюджета выявляются отклонения, требующие анализа и корректировки.

Анализ выполнения. Через четыре месяца после начала года руководство пекарни провело анализ выполнения бюджета и обнаружило следующие отклонения:

• Стоимость сырья (мука, сахар, масло) выросла на 20%, что превысило планируемые расходы.
• Продажи новых видов выпечки оказались ниже запланированных на 15%.
• Операционные расходы (электричество, аренда) выросли на 10%.

Корректировка. В результате анализа бюджет был скорректирован следующим образом:

• Пекарня нашла новых поставщиков сырья с более низкими ценами без потери качества продукции.
• Маркетинговый бюджет был перенаправлен на продвижение наиболее популярных продуктов, а не на новые виды выпечки, чтобы увеличить выручку.
• Введен контроль за расходом электроэнергии, что помогло сократить эти затраты на 5% в следующих кварталах.

Контроль выполнения:

• Введен ежемесячный контроль расходов на сырьё и энергию. Пекарня разработала систему еженедельного отчета о производстве и продажах, чтобы быстро реагировать на любые отклонения от плана.
• Маркетинговые результаты отслеживались ежемесячно: при недостаточном возврате инвестиций (ROI) в рекламу производились корректировки.

Своевременная корректировка бюджета и контроль выполнения помогли пекарне снизить затраты на сырьё и электроэнергию, а также улучшить результаты продаж популярных товаров, что позволило сохранить финансовую стабильность в условиях роста цен.

Основные ошибки бюджетирования

Процесс бюджетирования — это важная часть финансового планирования, но он может сопровождаться ошибками, которые могут привести к негативным последствиям для компании.

Недостаточная детализация

Часто компании не уделяют должного внимания детализации статей бюджета, формируя слишком обобщённые категории расходов и доходов. В результате возникает недостаток информации для принятия управленческих решений и контроля за выполнением.

Последствия:

• Сложность в отслеживании конкретных источников перерасходов.
• Проблемы с точностью прогнозов и планирования.
• Недостаточное понимание, на что уходят средства и какие статьи можно оптимизировать.

Решение: Необходимо детализировать бюджет до уровня отдельных расходов и доходов (например, разделить маркетинговые расходы на рекламу в различных каналах, такие как онлайн и офлайн). Это поможет лучше контролировать финансы и понимать, где можно сэкономить.

Отсутствие гибкости и адаптивности

Разрабатывается слишком жесткий бюджет, который не позволяет адаптироваться к изменяющимся условиям рынка или новым обстоятельствам. Фиксированные бюджеты не дают возможности оперативно корректировать расходы и доходы в условиях неопределённости.

Последствия:

• Бюджет может стать неактуальным при изменении рыночной ситуации.
• Невозможность быстро реагировать на возможности или угрозы.
• Вынужденные экстренные изменения, что может привести к хаотичным решениям.

Решение: Использование гибкого подхода к бюджетированию. Это предполагает регулярный пересмотр бюджета и возможность его корректировки в зависимости от изменений внешних или внутренних факторов. Например, можно применять гибкое бюджетирование, при котором расходы корректируются в зависимости от фактических объёмов продаж.

Переоценка или недооценка доходов

При бюджетировании часто встречается чрезмерно оптимистичный прогноз доходов, когда компания переоценивает свои возможности или рыночные условия. Также бывает и обратная ошибка — чрезмерная осторожность, когда доходы недооценены.

Последствия переоценки доходов:

• Возникает дефицит средств на покрытие расходов.
• Финансовые проблемы из-за кассовых разрывов.
• Недостаток ликвидности и необходимость привлечения займов.

Последствия недооценки доходов:

• Ограничение возможностей для развития.
• Нереализованные инвестиции в новые проекты и рост.
• Консервативная стратегия, которая может замедлить развитие бизнеса.

Решение: Прогнозирование доходов должно быть основано на реальных данных и комплексном анализе рыночных условий. Важно учитывать исторические данные, рыночные тренды, сезонные колебания и возможные изменения в спросе. Можно также составлять несколько сценариев — оптимистичный, пессимистичный и реалистичный.

Игнорирование непредвиденных расходов

Некоторые компании не предусматривают резерв на непредвиденные расходы, предполагая, что их не будет. В реальной жизни всегда возникают неожиданные траты, будь то поломка оборудования, непредвиденные штрафы или изменения в законодательстве.

Последствия:

• Вынужденное перераспределение средств из других статей бюджета.
• Недостаток ресурсов для решения критических задач.
• Увеличение финансовых рисков для компании.

Решение: Необходимо предусматривать резервный фонд в бюджете для покрытия непредвиденных расходов. Обычно такой резерв составляет 5—10% от общего объёма. Этот подход поможет избежать внезапных финансовых проблем.

Недостаточный контроль за выполнением

Если бюджет не контролируется и не анализируются отклонения, это приводит к невозможности корректировки действий и оптимизации расходов.

Последствия:

• Появление незамеченных отклонений и перерасходов.
• Снижение эффективности использования ресурсов.
• Финансовые проблемы, которые могли бы быть устранены на раннем этапе.

Решение: Регулярный контроль за исполнением бюджета — ключевой элемент успешного финансового управления. Необходимо сравнивать фактические показатели с плановыми на ежемесячной или ежеквартальной основе и проводить анализ отклонений. Важно оперативно реагировать на выявленные проблемы и корректировать план по необходимости.

Слабая коммуникация между подразделениями

Бюджетирование может проводится изолированно в финансовом отделе, без активного участия других подразделений. Отсутствие координации между отделами может привести к неверной оценке потребностей или невозможности достигнуть финансовых целей.

Последствия:

• Нереалистичные планы и цели.
• Непонимание приоритетов между отделами.
• Конфликты между подразделениями, которые могут мешать эффективному выполнению бюджета.

Решение: В бюджетировании должны участвовать все ключевые подразделения компании: маркетинг, продажи, производство, IT и другие. Совместная работа помогает учесть все потребности и согласовать приоритеты. Руководителям отделов важно активно участвовать в процессе планирования.

Пренебрежение анализом внешней среды

Бюджетирование часто проводится с упором на внутренние показатели компании, без учёта факторов внешней среды: экономических условий, инфляции, колебаний цен на сырьё, конкуренции и законодательных изменений.

Последствия:

• Невозможность адаптироваться к изменениям рынка.
• Нереалистичные прогнозы доходов и расходов.
• Увеличение риска финансовых проблем из-за неожиданных внешних факторов.

Решение: Необходимо регулярно проводить анализ внешней среды и учитывать её влияние на бизнес. Это может включать мониторинг рынка, конкурентов, экономических показателей, законодательных изменений. Анализ внешних факторов должен стать частью процесса бюджетирования, чтобы обеспечить более точные прогнозы.

Игнорирование целей и приоритетов компании

Бюджет формируется без учета стратегических целей и приоритетов бизнеса.

Последствия:

• Финансовые ресурсы распределяются неэффективно.
• Неспособность достичь ключевых целей.
• Разрыв между операционными задачами и стратегическими целями.

Решение: Бюджетирование должно быть тесно связано с общей стратегией компании. Необходимо начать с определения стратегических целей, а затем уже планировать распределение ресурсов. Это позволит направить финансы на наиболее важные направления и достичь долгосрочных целей бизнеса.

Недооценка сезонности или цикличности

Игнорирование сезонных колебаний спроса или цикличности продаж является частой ошибкой при составлении бюджета. Например, многие бизнесы имеют сезонные пики и спады, которые необходимо учитывать при планировании.

Последствия:

• Проблемы с кассовыми разрывами в низкие сезоны.
• Недостаток запасов в высокие сезоны.
• Нереалистичные ожидания по выручке и расходам в различные периоды года.

Решение: Учёт сезонности и цикличности в бюджете позволяет планировать кассовые потоки и обеспечивать достаточные запасы товаров и ресурсов в пиковые периоды. Сезонный анализ данных за предыдущие годы поможет делать более точные прогнозы на каждый период.

Переоценка оптимизации затрат

Некоторые компании стремятся к чрезмерной оптимизации затрат, что может привести к недофинансированию критических процессов, таких как маркетинг, развитие технологий или обслуживание клиентов.

Последствия:

• Снижение качества продукции или услуг.
• Потеря клиентов и рыночных позиций.
• Замедление роста и инновационного развития.

Решение: Оптимизация должна быть разумной и не влиять на ключевые процессы, которые обеспечивают конкурентоспособность бизнеса. Необходимо чётко разграничивать статьи расходов, которые могут быть сокращены без ущерба для компании, и те, которые требуют инвестиций для будущего роста.

Бюджетирование в условиях кризиса

Формирование бюджета в условиях кризиса — это процесс, требующий гибкости, строгого контроля за затратами и быстрого реагирования на изменения в экономической среде.

Особенности бюджетирования в условиях кризиса

• В кризисных условиях прогнозирование становится менее точным, и бюджеты должны быть гибкими, чтобы быстро адаптироваться к изменениям в спросе и доходах. Нужно разрабатывать несколько сценариев развития событий (оптимистичный, пессимистичный и нейтральный) и оперативно корректировать бюджет в зависимости от реальных изменений.
• В кризисные периоды важнейшей задачей становится обеспечение ликвидности бизнеса, то есть поддержание достаточного объёма денежных средств для покрытия текущих расходов. Бюджетирование должно быть сосредоточено на оптимизации денежных потоков, чтобы избежать кассовых разрывов.
• В условиях снижения доходов критически важно проанализировать и разделить все расходы на необходимые (критические для функционирования бизнеса) и необязательные (которые могут быть сокращены или отложены). Этот процесс помогает контролировать затраты и направлять ресурсы на наиболее важные аспекты деятельности.
• В кризисные времена доходы могут резко снижаться, и бюджет должен это учитывать. Необходимо реалистично оценивать возможности компании и формировать консервативные прогнозы на основе текущей ситуации на рынке.
• Регулярный мониторинг ключевых показателей, таких как выручка, расходы, уровень ликвидности и коэффициенты рентабельности, помогает принимать более обоснованные решения и оперативно вносить изменения.

Финансовый план и финансовое планирование

Для наглядного объяснения различий и взаимосвязи между финансовым планом, финансовым планированием, бюджетом и бюджетированием можно представить их в виде таблицы:

Взаимосвязь между понятиями:

• Финансовый план — это долгосрочный ориентир, описывающий, к чему стремится бизнес. В рамках этого плана устанавливаются цели, которые затем реализуются через бюджет.
• Финансовое планирование — процесс разработки финансового плана, в ходе которого бизнес анализирует свою текущую ситуацию и определяет стратегию достижения финансовых целей.
• Бюджет — это краткосрочный инструмент, который помогает достичь целей финансового плана, детализируя, как и на что будут расходоваться ресурсы в ближайший период.
• Бюджетирование — это управление и контроль над бюджетом, его выполнение и корректировка в случае отклонений от плана, чтобы не упустить долгосрочные цели, установленные в финансовом плане.

Программное обеспечение

Специальное программное обеспечение упрощает финансовое планирование, повышает точность прогнозов и позволяет автоматизировать рутинные задачи.

Бухгалтерские программы — помогают автоматизировать учет доходов и расходов, управлять денежными потоками и вести бухгалтерскую отчетность. Многие бухгалтерские системы предлагают функционал для создания и анализа бюджетов.

Функции:

• Автоматический учёт всех финансовых операций.
• Генерация отчетов и прогнозов по доходам и расходам.
• Учет налогообложения и амортизации.

Примеры:

1. 1С: Бухгалтерия: популярная бухгалтерская система, которая включает в себя функции бюджетирования, учета доходов и расходов, а также автоматического расчета налогов и формирования отчетности.
2. QuickBooks: система для малого и среднего бизнеса, которая поддерживает ведение бухгалтерии, бюджетирование и прогнозирование денежных потоков. Имеет облачную версию для упрощенного доступа с разных устройств.

Программы для финансового управления и планирования (ERP-системы) — предлагают комплексные инструменты для управления всеми аспектами бизнеса, включая финансы, запасы, продажи и HR. Они обеспечивают централизованное ведение бюджета и позволяют интегрировать бюджетирование с другими процессами компании.

Функции:

• Комплексное управление бюджетами на всех уровнях.
• Интеграция с отделами продаж, производства, закупок и кадров.
• Автоматизация планирования, прогноза и контроля финансов.

Специализированные программы для бюджетирования и планирования — разработаны специально для создания, анализа и контроля бюджета. Они часто предлагают гибкие инструменты для настройки различных сценариев и анализа «что если», что помогает более точно прогнозировать будущие расходы и доходы.

Функции:

• Создание и управление различными типами бюджетов (операционных, капитальных, денежных потоков).
• Инструменты для сценарного планирования и анализа.
• Интеграция с бухгалтерскими и ERP-системами для автоматизации процесса.

Онлайн-платформы для совместного бюджетирования — облачные решения позволяют командам совместно работать над созданием и контролем бюджета. Они удобны для небольших компаний, где бюджетирование требует коллективной работы финансового отдела и других подразделений.

Функции:

• Совместная работа в режиме реального времени.
• Интеграция с бухгалтерскими системами и системами управления проектами.
• Автоматизация отчетности и отправка уведомлений о превышении бюджета.

Инструменты для анализа и визуализации данных — предназначены для углубленного анализа данных, мониторинга финансовых показателей и визуализации бюджета в виде графиков, диаграмм и таблиц.

Функции:

• Анализ и визуализация бюджетных данных.
• Построение отчётов с возможностью глубокого анализа финансовых метрик.
• Автоматическая генерация графиков для отслеживания ключевых показателей.

Бюджет в MS Excel или Google Таблицах

Формирование и ведение бюджета в MS Excel или Google Таблицах — это один из самых популярных и удобных способов управления финансами для небольших компаний. Эти программы позволяют настраивать таблицы по своему усмотрению, автоматизировать расчёты и анализировать данные. Рассмотрим пошаговый процесс создания и ведения бюджета.

Шаг 1. Определение структуры бюджета

Прежде чем приступить к созданию бюджета, необходимо определить его структуру, исходя из целей бизнеса. Обычно он включает следующие основные разделы:

• Доходы (выручка, поступления от клиентов, другие доходы).
• Расходы (операционные расходы, зарплаты, аренда, закупки и т.д.).
• Прибыль (разница между доходами и расходами).
• Прогноз и фактические значения (для контроля выполнения).

Шаг 2. Подготовка таблицы

Откройте MS Excel или Google Таблицы и создайте новую таблицу.

1. Создание структуры таблицы

В первой строке создайте заголовки колонок:

• Месяцы (или другие периоды) — в заголовках колонок укажите периоды (месяцы, кварталы и т.д.), для которых планируется бюджет.
• Доходы.
• Операционные расходы (разделите на подкатегории: зарплаты, аренда, маркетинг и т.д.).
• Итого доходов и расходов.
• Чистая прибыль.

Шаг 3. Введение формул

Итого расходов — в ячейку, где должен быть итог по доходам за месяц, введите формулу, которая суммирует все статьи доходов. Например, если расходы расположены в ячейках C6 и C11, формула будет выглядеть так:

=СУММ(C6:C11)

Прибыль — для расчета прибыли вычтите общие расходы из общих доходов. Если доходы находятся в ячейке C4, а расходы в ячейке C5, формула для чистой прибыли будет следующей:

=C6–C5

Шаг 4. Автоматизация повторяющихся данных

Чтобы не вводить данные вручную для каждого месяца, вы можете скопировать формулы для остальных месяцев:

1. Выделите ячейки с формулами за январь.
2. Протяните их через другие месяцы с помощью маркера автозаполнения (в MS Excel — это небольшой квадрат в нижнем правом углу выделенной ячейки).

Теперь таблица будет автоматически рассчитывать все данные для каждого месяца.

Шаг 5. Добавление прогноза и фактических данных

Чтобы контролировать выполнение бюджета, рекомендуется создавать два раздела:

• Прогнозные данные — это данные, которые вы планируете на определённый период.
• Фактические данные — это реальная информация о доходах и расходах.

Для этого создайте две отдельные таблицы:

• Одна для прогнозных значений (расчётные цифры).
• Другая для фактических данных (реальные значения по мере выполнения бюджета).

В столбце «Отклонение» можно автоматически рассчитывать разницу между прогнозными и фактическими данными.

Шаг 6. Визуализация данных

Для лучшего понимания и отслеживания выполнения бюджета можно добавить графики:

1. Выделите ячейки с данными (например, доходы и расходы по месяцам).
2. Перейдите во вкладку «Вставка» (MS Excel или Google Таблицы) и выберите «Диаграмма».
3. Настройте тип диаграммы (график, столбчатая диаграмма и т.д.), чтобы видеть динамику изменения доходов и расходов.

Шаг 7. Обновление и контроль бюджета

1. Ежемесячное обновление — после окончания каждого месяца вносите фактические данные в соответствующие ячейки и наблюдайте за отклонениями. Это позволит вам видеть, где вы находитесь по отношению к запланированным целям.
2. Анализ отклонений — регулярно анализируйте отклонения фактических данных от прогнозных. Если вы видите значительные отклонения (например, расходы выше запланированных), вам нужно будет пересмотреть свои бюджеты и, возможно, скорректировать планы на оставшиеся месяцы.

Финансовые потоки

Финансовые потоки — это движение денежных средств, происходящее в процессе хозяйственной деятельности компании. Они охватывают все виды поступлений и выплат, которые связаны с основной деятельностью бизнеса, инвестициями и финансированием. Важность контроля и анализа финансовых потоков заключается в способности компании отслеживать свои доходы и расходы, поддерживать ликвидность и планировать будущее развитие.

Финансовые потоки можно разделить на три основных категории в зависимости от их источника и направления:

Операционные потоки (потоки от основной деятельности)

Это денежные поступления и выплаты, связанные с повседневной деятельностью компании — продажей товаров и услуг, оплатой расходов на производство, выплатой зарплат и прочими операционными затратами. Операционные потоки показывают, насколько успешна текущая деятельность бизнеса в плане получения прибыли.

Примеры:

• Поступления от клиентов за проданные товары или оказанные услуги.
• Выплаты поставщикам за сырьё и материалы.
• Выплаты за аренду помещений.
• Зарплата сотрудникам.
• Коммунальные платежи и налоги.

Инвестиционные потоки

Эти потоки связаны с приобретением или продажей долгосрочных активов компании, таких как оборудование, недвижимость, программное обеспечение или инвестиции в другие компании. Инвестиционные потоки показывают, как компания использует свои средства для долгосрочного развития.

Примеры:

• Покупка оборудования для расширения производства.
• Приобретение недвижимости для офиса или склада.
• Продажа старого оборудования или имущества.
• Инвестиции в другие компании или финансовые активы.

Финансовые потоки (потоки финансирования)

Это движение денежных средств, связанное с привлечением и возвратом капитала, которое может включать кредиты, выплаты дивидендов акционерам, выпуск или выкуп акций, а также проценты по займам. Эти потоки показывают, как компания привлекает и использует внешние источники финансирования.

Примеры:

• Привлечение кредита от банка.
• Выплата процентов по кредитам или займам.
• Привлечение средств от продажи акций.
• Выплата дивидендов акционерам.
• Погашение долговых обязательств.

Анализ финансовых потоков помогает компании:

• Оценивать ликвидность — отслеживать, достаточно ли у компании денежных средств для выполнения текущих обязательств (оплата поставщикам, выплаты по кредитам, заработные платы и т.д.).
• Планировать будущие расходы и доходы — оценивать, какие инвестиции и финансирование потребуются в будущем, а также как лучше распределить текущие ресурсы.
• Контролировать рентабельность бизнеса — анализ операционных потоков позволяет выявить, насколько эффективна текущая деятельность компании и сколько прибыли остаётся после покрытия всех расходов.
• Предотвращать кассовые разрывы — анализ денежного потока помогает предотвратить ситуации, когда у компании недостаточно средств для покрытия краткосрочных обязательств, что может привести к финансовым трудностям.

Примеры финансовых потоков

Магазин:

• Операционные потоки: Денежные поступления от продажи товаров покупателям, оплата аренды помещения, закупки товаров у поставщиков.
• Инвестиционные потоки: Приобретение кассового оборудования или обновление торгового зала.
• Финансовые потоки: Погашение займа, взятого на открытие бизнеса, выплата дивидендов владельцам бизнеса.

Салон красоты:

• Операционные потоки: Денежные поступления за стрижки, окрашивание и другие услуги; расходы на аренду, закупки косметики и расходных материалов.
• Инвестиционные потоки: Покупка нового оборудования для салона (например, профессиональные фены или кресла).
• Финансовые потоки: Привлечение займа на расширение бизнеса, выплата процентов по кредиту.

Производственное предприятие:

• Операционные потоки: Поступления от продажи готовой продукции, выплаты за закупку сырья, расходы на оплату труда рабочих.
• Инвестиционные потоки: Покупка новых станков или производственного оборудования.
• Финансовые потоки: Привлечение инвесторов для расширения производства, выплата дивидендов.

Кэш-флоу отчет (отчет о движении денежных средств) — это один из ключевых инструментов для анализа финансовых потоков. Он показывает, откуда приходят и куда уходят деньги компании за определённый период (месяц, квартал, год).

Пример отчета:

Кассовый разрыв

Кассовый разрыв (или кассовый дефицит) — это временный недостаток денежных средств в компании, когда выплаты превышают поступления за определённый период времени. Это явление может возникнуть в любой организации, независимо от её размера и отрасли, и является важным показателем финансового состояния бизнеса.

Причины кассового разрыва

• Сезонность бизнеса — многие компании испытывают колебания в доходах из-за сезонных факторов. Например, розничные магазины могут получать меньше доходов вне сезона праздников.
• Долгие сроки оплаты от клиентов — если клиенты задерживают оплату счетов, это может привести к недостатку денежных средств для покрытия текущих обязательств.
• Необходимость предварительных вложений — для выполнения контрактов или заказов может потребоваться предварительное финансирование, которое превышает текущие доходы.
• Неожиданные расходы — внезапные затраты, такие как ремонт оборудования или уплата штрафов, могут неожиданно снизить ликвидность бизнеса.
• Неправильное управление денежными потоками — если бизнес не ведёт учёт своих денежных потоков, это может привести к недостаточной ликвидности.

Примеры кассового разрыва

Розничный магазин продаёт сезонные товары, например, новогодние украшения. В октябре и ноябре продажи могут быть низкими, так как до праздников ещё далеко. Однако магазин обязан оплачивать аренду, зарплаты сотрудникам и другие постоянные расходы.

• В октябре магазин получает 30,000 рублей дохода, а его расходы составляют 50,000 рублей.
• Магазин испытывает кассовый разрыв в размере 20,000 рублей, что означает, что ему необходимо найти источники финансирования, чтобы покрыть дефицит.

Предприятие, оказывающее услуги по ремонту, имеет долгий срок ожидания оплаты от клиентов. Оно завершает проект в начале месяца, но счёт будет оплачен лишь через 30 дней.

• В начале месяца компания потратила 100,000 рублей на заработную плату и материалы, но не получила дохода, так как клиенты ещё не оплатили работы.
• У предприятия есть кассовый разрыв в размере 100,000 рублей до момента поступления средств от клиентов.

Компания, производящая мебель, получает заказ на крупную партию продукции, но для её выполнения нужно закупить дорогостоящие материалы.

• Компания тратит 500,000 рублей на закупку материалов, но окончательный платеж от клиента поступит только через 45 дней после завершения производства.
• В период между закупкой материалов и получением оплаты от клиента у компании возникает кассовый разрыв.

Последствия кассового разрыва

Кассовый разрыв может иметь серьёзные последствия для бизнеса, такие как:

• Необходимость брать кредиты — для покрытия текущих обязательств компания может быть вынуждена брать кредиты или использовать кредитные линии, что увеличивает финансовые затраты.
• Замедление операций — из-за недостатка средств бизнес может временно приостановить или замедлить свою деятельность, что может повлиять на репутацию и взаимоотношения с клиентами.
• Увольнение сотрудников — в некоторых случаях компании приходится сокращать штат или уменьшать зарплаты, чтобы сократить расходы.
• Потеря деловых возможностей — из-за нехватки денежных средств бизнес может упустить возможности для инвестиций или расширения.

Как избежать кассового разрыва

Для предотвращения кассового разрыва компании могут предпринять несколько шагов:

• Управление дебиторской задолженностью — сокращение сроков оплаты для клиентов, внедрение системы напоминаний о просроченных платежах.
• Создание финансовых резервов — создание резервного фонда для покрытия непредвиденных расходов и кассовых разрывов.
• Планирование денежных потоков — проведение регулярного анализа денежных потоков, чтобы предвидеть периоды, когда может возникнуть кассовый разрыв.
• Оптимизация затрат — снижение ненужных расходов и улучшение процессов управления затратами.
• Использование кредитных линий — поддержание отношений с банками и кредитными учреждениями для возможности быстрого получения финансирования в случае необходимости.

Вам также будут интересны статьи:

• Как открыть свой бизнес в Беларуси?
• Как стать самозанятым в Беларуси?
• Финансовые и бухгалтерские показатели и результаты для предпринимателя
• Цена и стоимость товаров и услуг, методы ценообразования
• Как начать и вести свой бизнес?
• Цифровой маркетинг. Цели, инструменты и метрики digital-маркетинга
• Как открыть юридическое лицо в Беларуси?
• Как выбрать прибыльное направление деятельности или нишу для бизнеса?
• Как начать бизнес в гараже с минимальными вложениями?
• Бизнес для подростка: более 50 идей для открытия бизнеса
• Как составить бизнес-план?

Выводы

• Бюджет и бюджетирование являются неотъемлемыми элементами управления финансами в любом бизнесе, независимо от его масштаба и сферы деятельности. Формирование бюджета помогает компании планировать доходы и расходы, что способствует поддержанию финансовой стабильности и достижению стратегических целей. Процесс бюджетирования позволяет контролировать использование ресурсов, прогнозировать будущие потребности и адаптироваться к изменениям на рынке.
• Эффективное бюджетирование снижает риски кассовых разрывов и помогает компаниям быть более устойчивыми в условиях экономической неопределенности. Применение методов бюджетирования «сверху вниз» и «снизу вверх» позволяет гибко подходить к управлению финансовыми потоками, обеспечивая баланс между стратегическим планированием и операционными нуждами.
• Правильно организованный процесс бюджетирования и регулярный анализ выполнения бюджета дают возможность своевременно корректировать финансовые планы, что помогает бизнесу оставаться конкурентоспособным и прибыльным в долгосрочной перспективе.