Бизнес-процессы

Содержание

• Что такое бизнес-процесс?
• Цель использования бизнес-процессов
• Связь бизнес-процессов, эффективности и бизнес-целей
• Основные виды бизнес-процессов
  • Основные понятия, связанные с бизнес-процессами и процессным подходом
• Управление бизнес-процессами
  • Как начать использовать процессный подход в управлении компанией?
  • Как выделить ключевые бизнес-процессы для конкретного бизнеса?
  • Как описать или смоделировать бизнес-процесс?
  • Моделирование бизнес-процессов
  • Как оценивать эффективность бизнес-процессов?
  • Как обучить сотрудников компании работе с бизнес-процессами?
  • Как оптимизировать бизнес-процессы?
• Автоматизация бизнес-процессов
• Ошибки при внедрении процессного подхода

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных действий, которые выполняются в организации для достижения конкретной цели. Эти действия могут включать в себя не только операционную деятельность, но и административные, финансовые и маркетинговые процессы, связанные с управлением компанией и ее взаимодействием с внешней средой.

Бизнес-процессы могут быть как формализованными и стандартизированными, так и неформальными и управляемыми в зависимости от конкретных потребностей компании.

С тех пор понятие бизнес-процесс стало широко использоваться в управлении и описании деятельности компаний. С развитием информационных технологий и цифровой трансформации бизнес-процессы стали играть еще более важную роль в организации работы компаний и достижении их целей. А подход BPR был заменен более гибкими и адаптивными методиками управления бизнес-процессами, такими как Lean, Six Sigma и Agile.

Цель использования бизнес-процессов

Основной целью использования бизнес-процессов является повышение эффективности деятельности компании и достижение поставленных целей. Например, используя процессный подход в управлении компания может:

• оптимизировать свою деятельность;
• улучшить качество продукции или услуг;
• повысить уровень обслуживания клиентов;
• сократить затраты на производство и управление;
• улучшить управляемость и контроль над процессами;

и т.д.

Кроме того, использование бизнес-процессов позволяет компании:

1. Ускорять и автоматизировать выполнение задач, что приводит к экономии времени и ресурсов.
2. Улучшать согласованность и совместную работу между различными отделами и сотрудниками.
3. Обеспечивать более четкое понимание процессов и ролей в организации, что позволяет сотрудникам эффективнее выполнять свои задачи и снижает количество ошибок и конфликтов.
4. Повышать гибкость и адаптивность к изменениям внешней и внутренней среды, что позволяет быстрее реагировать на изменения и эффективнее адаптироваться к новым условиям.

Процессный подход в управлении бизнесом — это метод управления, который основан на понимании и управлении бизнес-процессами компании. Он предполагает, что деятельность компании состоит из набора взаимосвязанных и взаимозависимых процессов, которые позволяют ей достигать своих целей.

Процессный подход ориентирован на управление бизнес-процессами в компании, а не на управление отдельными функциональными областями или задачами.

Процессный подход включает в себя следующие этапы:

1. Идентификация и описание бизнес-процессов компании.
2. Анализ и оптимизация бизнес-процессов.
3. Разработка и внедрение процессных улучшений.
4. Мониторинг и управление процессами для обеспечения их непрерывного улучшения.

Формализация и соблюдение бизнес-процессов позволяет получать стабильный ожидаемый результат, в независимости от того, кто выполняет связанные с конкретным процессом задачи.

Связь бизнес-процессов, эффективности и бизнес-целей

Эффективность — это соотношение достигнутых результатов к затраченным ресурсам. Иными словами, эффективность показывает, насколько хорошо были использованы имеющиеся у компании ресурсы для достижения поставленных целей.

Эффективность может быть измерена по различным параметрам, в зависимости от целей компании и характера ее деятельности. Например, в производственной компании эффективность может быть измерена по показателям производительности, снижению затрат на производство или повышению качества продукции. В торговой компании эффективность может быть измерена по выручке, прибыли, доле рынка, числу повторных покупок и удовлетворенности клиентов.

Высокая эффективность деятельности компании означает, что она достигает своих целей с меньшими затратами и рисками. Это позволяет компании максимизировать свой потенциал и обеспечивать свою конкурентоспособность на рынке. Поэтому повышение эффективности деятельности компании является одной из главных задач ее руководства.

Для повышения эффективности деятельности компании необходимо проводить постоянный анализ производственных процессов, управления ресурсами и действий персонала. Анализ результатов позволяет выявлять сильные и слабые стороны компании, а также определять потенциальные возможности для улучшения.

Существует несколько методов, которые помогают повысить эффективность деятельности компании. Некоторые из них:

1. Оптимизация бизнес-процессов. Это может включать в себя анализ и улучшение существующих бизнес-процессов, а также внедрение новых процессов, чтобы улучшить качество продукции или услуг, увеличить скорость выпуска продукции или снизить затраты.
2. Автоматизация. Внедрение современных технологий, таких как системы автоматизации бизнес-процессов, ERP-системы, CRM-системы, а также использование роботизированных систем для уменьшения времени, необходимого для выполнения рутинных задач, и снижения вероятности ошибок.
3. Обучение персонала. Обучение персонала может помочь улучшить производительность и качество работы, повысить мотивацию и лояльность сотрудников, а также раскрыть новые возможности для роста и развития.
4. Управление проектами. Это может включать в себя определение целей, планирование, назначение задач, управление ресурсами и контроль за ходом выполнения проекта. Хорошее управление проектами помогает уменьшить риски, улучшить контроль за проектом и снизить затраты.
5. Использование ключевых показателей эффективности (KPI). КПЭ позволяют оценивать результаты работы компании, контролировать процессы и определять возможности для улучшения.
6. Разработка инновационных решений. Развитие новых продуктов, услуг и технологий может помочь компании увеличить свою конкурентоспособность, привлечь новых клиентов и расширить свой бизнес.

Цель — это желаемый результат, который необходимо достичь в определенной деятельности или процессе. Цели могут быть сформулированы в разных областях, таких как бизнес, личная жизнь, образование и т.д.

Правильно поставленная цель цель должна быть:

1. конкретной;
2. измеримой;
3. достижимой;
4. релевантной;
5. ограниченной по времени.

Например, бизнес-цель может быть сформулирована как «увеличение выручки компании на 20% до конца года", а цель личного роста — как «изучение нового языка на уровне B2 за 6 месяцев".

Цели помогают определить направление деятельности, улучшить планирование, оценить результаты и мотивировать на достижение желаемых результатов. Они также могут служить ориентиром для принятия решений и управления ресурсами в компании или в личной жизни.

С понятием «Цель» тесно связано понятие «Задача". Цели представляют собой результаты, которых необходимо достичь, а задачи — конкретные шаги, которые нужно выполнить для достижения этих целей.

Основные виды бизнес-процессов

Выделяют три основных группы бизнес-процессов верхнего уровня:

1. Управляющие процессы, которые отвечают за управление функционированием системы, такие как корпоративное управление и стратегический менеджмент.
2. Операционные процессы, которые отвечают за основную деятельность организации и создают основной поток доходов, например: снабжение, производство, маркетинг, продажи.
3. Поддерживающие процессы, которые обслуживают организацию, такие как бухгалтерский учет, подбор персонала и техническая поддержка.

В зависимости от специфики деятельности конкретной организации можно выделить множество разных бизнес-процессов. Ниже приведем несколько примеров:

• Процессы производства и поставки товаров или услуг — это процессы, связанные с созданием продуктов или услуг и их доставкой до потребителей.
• Процессы продаж и маркетинга — это процессы, связанные с продвижением продуктов или услуг, привлечением клиентов и увеличением объемов продаж.
• Финансовые процессы — это процессы, связанные с управлением финансами компании, включая бухгалтерский учет, налоговые отчеты, управление кассой и другие.
• Логистические процессы — это процессы, связанные с организацией и управлением потоком материалов, товаров и услуг, включая складирование, управление запасами и логистику.
• Человеческие ресурсы — это процессы, связанные с наймом, обучением, развитием и управлением персоналом компании.
• Информационные технологии — это процессы, связанные с использованием информационных технологий в бизнесе, включая разработку и поддержку программного обеспечения, управление базами данных и обеспечение безопасности информации.

Основные понятия, связанные с бизнес-процессами и процессным подходом

Любой бизнес-процесс связан с набор определений и характеристик, которые позволяют оценить его эффективность, а именно:

• Цель процесса — что необходимо достичь в результате выполнения процесса.
• Длительность процесса — время, необходимое для выполнения процесса.
• Частота выполнения процесса — периодичность выполнения процесса.
• Действия — это шаги, необходимые для достижения цели бизнес-процесса.
• Ресурсы — это все, что требуется для выполнения действий бизнес-процесса, включая материальные и финансовые ресурсы, технологии, информацию и человеческие ресурсы.
• Ключевые роли — функции, которые выполняются в рамках процесса, и которые играют важную роль в его успешном выполнении.
• Исполнитель — это человек, ответственный за выполнение определенных задач в бизнес-процессе.
• Клиент или потребитель — это лицо или организация, для которых выполняется бизнес-процесс, например, покупатель товара или услуги.
• Владелец бизнес-процесса — это человек, ответственный за определение, управление и улучшение бизнес-процесса в организации.
• Потоки — это движение информации, материалов и продуктов между действиями бизнес-процесса.
• Результат — это конечный продукт или услуга, созданные в результате выполнения бизнес-процесса, который должен быть доставлен потребителю или клиенту.
• Входные и выходные данные — информация, которая требуется для начала процесса и результат, который процесс должен произвести.
• Риски и контрольные механизмы — возможные проблемы, которые могут возникнуть в ходе выполнения процесса, и механизмы, которые используются для их предотвращения или устранения.
• Метрики процесса — способы измерения эффективности процесса, например, время выполнения, стоимость или качество продукта.
• Изменение процесса — возможность внесения изменений в процесс для повышения его эффективности и результативности.

Управление бизнес-процессами

Как начать использовать процессный подход в управлении компанией?

Чтобы начать использовать процессный подход в управлении бизнесом необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определить цели. Какие цели и задачи должны быть достигнуты для успешного функционирования компании. Необходимо определить ключевые факторы успеха, показатели эффективности и оценить сильные и слабые стороны компании.
2. Выделить ключевые бизнес-процессы. Необходимо проанализировать деятельность компании, выделить ключевые бизнес-процессы, определить входные и выходные данные, ресурсы, участников и их роли в бизнес-процессах.
3. Описать бизнес-процессы. Необходимо разработать описания бизнес-процессов, которые включают описание целей, действий, ролей, входных и выходных данных, ресурсов, потоков и контрольных точек в процессе.
4. Оценить эффективность бизнес-процессов. Необходимо провести анализ каждого бизнес-процесса, чтобы определить его эффективность и возможности для улучшения.
5. Определить систему управления процессами. Необходимо определить структуру управления бизнес-процессами, включая назначение ответственных лиц, механизмы контроля и улучшения процессов, а также систему обратной связи. Система управления бизнес-процессами может включать в себя использование специальных инструментов и технологий, таких как BPM-платформы (Business Process Management), которые позволяют автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы, а также проводить мониторинг и анализ эффективности процессов.
6. Обучить сотрудников. Необходимо обучить сотрудников компании работе с бизнес-процессами, чтобы они понимали свою роль и ответственность в рамках бизнес-процессов.
7. Реализовать систему управления процессами. Необходимо приступить к реализации системы управления процессами, с учетом разработанных описаний бизнес-процессов и системы управления.

Как выделить ключевые бизнес-процессы для конкретного бизнеса?

Для выделения ключевых бизнес-процессов важных для вашей организации можно использовать следующий алгоритм:

1. Изучите бизнес-модель компании и определите ее основные виды деятельности. Разбейте бизнес на функциональные области (отделы, службы), которые отвечают за выполнение этих видов деятельности.
2. Определите все бизнес-процессы, которые происходят в каждой функциональной области. Для этого необходимо собрать информацию от сотрудников, наблюдать за работой и изучить документацию, если таковая имеется.
3. Оцените важность каждого процесса для достижения целей компании. Для этого можно использовать матрицу значимости бизнес-процессов, где по оси Y указывается значимость процесса для достижения целей компании, а по оси X указывается уровень его сложности или затратности.
4. Отберите те бизнес-процессы, которые являются ключевыми для достижения целей компании и которые необходимо улучшить для повышения эффективности и качества работы.
5. Проанализируйте каждый из отобранных процессов, определите его характеристики, включая входные и выходные данные, ресурсы, участников и их роли в процессе.
6. Опишите каждый из отобранных процессов с учетом его характеристик, определите цели, действия, роли, входные и выходные данные, ресурсы, потоки и контрольные точки в процессе.
7. Назначьте ответственных лиц за каждый процесс, определите требования к их компетенции и обучите их работе с системой управления процессами.

Как описать или смоделировать бизнес-процесс?

Описание (моделирование) бизнес-процесса представляет собой документ, который содержит информацию о действиях, которые выполняются в рамках процесса, о том, какие ресурсы используются и каким образом контролируется процесс.

Опишем шаги по созданию описания бизнес-процесса:

1. Определение названия процесса. Название должно отражать суть процесса и быть коротким и понятным.
2. Определение цели процесса. Цель должна быть четкой и соответствовать общей цели компании. Например:

• Цель процесса управления заказами в интернет-магазине: обеспечение своевременной и точной обработки заказов, увеличение удовлетворенности клиентов и увеличение прибыли компании.
• Цель процесса производства продукции: увеличение производительности, снижение затрат на производство, повышение качества продукции и увеличение удовлетворенности клиентов.
• Цель процесса управления персоналом: обеспечение найма и обучения лучших кандидатов, повышение эффективности работы персонала, улучшение коммуникации и увеличение мотивации персонала.
• Цель процесса управления финансами: управление бюджетом компании, снижение расходов и увеличение прибыли, обеспечение финансовой стабильности и управление рисками.
• Цель процесса маркетинга: привлечение новых клиентов, увеличение продаж и удовлетворенности клиентов, повышение узнаваемости бренда и увеличение прибыли компании.
• Цель процесса управления проектами: управление ресурсами и сроками проекта, обеспечение качества работы и достижение поставленных целей.

3. Определение входных и выходных данных. Входные данные – это информация, которая необходима для начала выполнения процесса. Выходные данные – это результаты выполнения процесса. Например:

• Бизнес-процесс продаж:
• Входные данные:
• Информация о продукте или услуге, которую необходимо продать;
• Информация о клиенте, включая контактные данные и профиль потребностей;
• Данные о ценах, скидках, налогах и других финансовых условиях.
• Выходные данные:
• Заказ или контракт на продажу продукта или услуги;
• Данные о продажах, включая сумму, количество и продукты, проданные клиенту;
• Данные о доходах и прибыли, сгенерированных продажами.
• Бизнес-процесс производства:
• Входные данные:
• План производства, включая объем производства, сроки и бюджет;
• Спецификации и инструкции по производству продукта;
• Данные о сырье и материалах, необходимых для производства продукта.
• Выходные данные:
• Готовая продукция, соответствующая спецификациям и инструкциям по производству;
• Данные о производственных операциях, включая время и затраты;
• Данные о качестве продукции, включая результаты тестирования и контроля качества.
• Бизнес-процесс управления персоналом:
• Входные данные:
• Резюме и анкеты кандидатов на вакансии;
• Данные о производительности и поведении сотрудников;
• Данные о затратах на оплату труда и других бенефитах для персонала.
• Выходные данные:
• Новые наймы сотрудников;
• Планы обучения и развития персонала;
• Данные о производительности персонала и оценки эффективности.
• Бизнес-процесса маркетинг:
• Входные данные:
• Информация о целевой аудитории, включая демографические данные, интересы, поведение и потребности;
• Данные о конкурентах, включая их продукты, услуги, цены и маркетинговые стратегии;
• Информация о рынке и тенденциях, влияющих на отрасль и компанию;
• Данные о продукте или услуге, включая характеристики, цены и преимущества;
• Бюджет маркетинговых расходов и маркетинговый план.
• Выходные данные:
• Маркетинговые материалы, включая рекламные объявления, брошюры, презентации и веб-сайты;
• Данные о маркетинговых кампаниях, включая результаты тестирования, конверсию и ROI;
• Данные о лид-генерации и продажах, включая количество и качество лидов, сделок и продаж;
• Отчеты и аналитика, включая данные о конкурентах, трендах рынка и эффективности маркетинговых стратегий;
• Планы маркетинговых кампаний на будущее.
• Бизнес-процесс управления заказами в интернет-магазине:
• Входные данные:
• Информация о заказах, включая их номер, дату, состояние, общую сумму, товары, количество и адрес доставки;
• Данные о клиентах, включая их имя, контактные данные, адрес доставки и историю заказов;
• Данные о товарах, включая их наименование, описание, фотографии, цены, остатки на складе и доступность;
• Данные о способах оплаты и доставки, включая их стоимость и условия;
• Информация о возвратах, отменах и проблемах с заказами.
• Выходные данные:
• Подтверждения о заказе, включая электронные письма и сообщения;
• Заказы на доставку товаров, включая адрес и дату доставки;
• Данные об оплате, включая сумму, способ оплаты и статус платежа;
• Данные об исполнении заказа, включая его статус и трек-номер доставки;
• Счета-фактуры и другие документы, связанные с заказом;
• Аналитика и статистика, включая данные о продажах, среднем чеке, конверсии, количестве заказов и других метриках, которые помогают улучшить процесс управления заказами.

4. Определение этапов процесса. Каждый процесс состоит из этапов, каждый из которых выполняет определенную функцию. В описании процесса каждый этап должен быть четко определен и описан, включая действия, которые выполняются на этом этапе. Например:

• Примеры этапов бизнес-процесса «Обработка заявок на техническую поддержку»
• Прием заявки
• Анализ заявки и определение приоритета
• Выбор исполнителя и назначение задачи
• Выполнение задачи
• Тестирование и контроль качества
• Ответ на заявку
• Завершение заявки
• Примеры этапов бизнес-процесса «Закупка товаров для продажи»
• Определение потребностей в товарах и формирование заказов
• Поиск поставщиков и сбор информации о ценах и условиях поставки
• Сравнение предложений и выбор оптимального поставщика
• Составление договора и оформление заказа
• Контроль выполнения заказа и получение товаров

5. Определение ролей в процессе. Роли определяют, кто участвует в процессе, какие функции они выполняют и какие ресурсы используют.

• Бизнес-процесс «Обработка заявок на техническую поддержку»
• Менеджер по работе с клиентами: отвечает за прием заявок и общение с клиентами
• Специалист по технической поддержке: исполняет задачи по обработке заявок и оказанию технической поддержки
• Бизнес-процесс «Закупка товаров для продажи»
• Менеджер по закупкам: отвечает за формирование заказов и поиск поставщиков
• Специалист по закупкам: осуществляет выбор поставщиков и контроль качества поставленных товаров
• Бухгалтер: осуществляет финансовый контроль и расчеты с поставщиками
• Менеджер по логистике: организует доставку товаров и контролирует сроки постав

6. Определение используемых ресурсов. Ресурсы могут включать людей, инструменты, технологии, материалы и другие ресурсы, которые используются в процессе. Примеры ресурсов для разных бизнес-процессов:

• Бизнес-процесс производства: оборудование (например, станки, конвейеры), сырье и материалы (например, металл, пластик, ткань), электроэнергия, технические специалисты (например, инженеры, механики).
• Бизнес-процесс продаж: продукты или услуги, рекламные материалы, техническая поддержка, сотрудники отдела продаж.
• Бизнес-процесс обработки заявок: информационные системы (например, CRM-система), сотрудники отдела продаж, оборудование для работы с заявками (например, телефоны, компьютеры).
• Бизнес-процесс маркетинга: исследования рынка, рекламные материалы, рекламные каналы (например, социальные сети, телевидение, печатные издания), маркетинговые специалисты.
• Бизнес-процесс управления персоналом: информационные системы (например, HRM-система), кадровые документы (например, трудовые договоры, приказы), сотрудники отдела управления персоналом.

7. Определение контрольных точек. Контрольные точки помогают убедиться, что процесс выполняется правильно и в соответствии с требованиями. Например:

• Бизнес-процесс производства: контроль качества сырья и материалов при поступлении на производство, контроль качества продукции на каждом этапе производства, окончательный контроль качества перед отгрузкой продукции.
• Бизнес-процесс продаж: контроль качества продукции перед отгрузкой, проверка наличия продукции на складе перед оформлением заказа, проверка информации о клиенте перед отправкой заказа.
• Бизнес-процесс обработки заявок: контроль качества обработки заявки (например, проверка правильности ввода данных), контроль времени ответа на заявку, контроль качества предоставленной информации клиенту.
• Бизнес-процесс маркетинга: контроль эффективности рекламных каналов и материалов, контроль статистики посещений и конверсий на сайте, контроль качества и актуальности базы клиентов.
• Бизнес-процесс управления персоналом: контроль качества подбора персонала, контроль качества работы отдела управления персоналом, контроль выполнения персоналом поставленных задач.

8. Разработка схемы процесса. Схема процесса помогает визуализировать процесс и понять логику его выполнения.

Схема бизнес-процесса — это визуальное представление последовательности шагов, действий и ресурсов, которые необходимы для его выполнения. Схема обычно включает в себя графические элементы, такие как блоки, стрелки и диаграммы, которые показывают взаимосвязь между различными этапами процесса и может быть использована для:

• визуализации бизнес-процесса и представления его в понятной форме;
• упрощения процесса и выявления потенциальных проблемных зон;
• оптимизации процесса, путем выявления узких мест и нахождения путей их устранения;
• описания бизнес-процесса, который необходимо автоматизировать с использованием информационных технологий.

Схемы бизнес-процессов могут быть представлены в различных форматах, таких как блок-схемы, диаграммы потоков данных (DFD), диаграммы UML и т.д. Для создания блок-схем можно воспользоваться одним из бесплатных инструментов:

• Draw.io;
• Lucidchart;
• Microsoft Visio Online.

9. Описание процесса на языке, понятном всем участникам процесса. Описание должно быть коротким, лаконичным и понятным всем участникам процесса.
10. Проверка и утверждение описания. Описание процесса должно быть проверено и утверждено ответственным лицом или командой перед его внедрением.

Описание бизнес-процесса может быть сформировано в различных форматах, например, в виде:

• текстового документа;
• графической схемы;
• таблицы.

Важно, чтобы описание соответствовало реальным действиям, было понятным и легко доступным для всех участников процесса.

Необходимо отметить, что существуют два подхода к описанию бизнес-процессов: «как есть» (as-is) и «как должно быть» (to-be).

• Подход «как есть» — это процесс документирования и анализа существующих бизнес-процессов. Он позволяет описать процессы в их текущем состоянии, выделить узкие места и определить проблемные зоны. Подход «как есть» может включать сбор данных, наблюдение, интервьюирование сотрудников и анализ данных, полученных из информационных систем.
• Подход «как должно быть» — это процесс проектирования будущих бизнес-процессов, оптимизированных и адаптированных к изменяющейся среде. Он включает определение целей и требований, которые должны быть достигнуты с помощью новых процессов. Он может включать разработку новых моделей процессов, анализ требований, оценку рисков и разработку планов внедрения.

Оба подхода могут быть использованы вместе. Определение «как есть» состояния позволяет выявить слабые места и недостатки в текущих процессах, которые могут быть улучшены в «как должно быть» состоянии. В свою очередь, процесс «как должно быть» позволяет определить новые процессы, которые могут быть оптимизированы и принесут больше преимуществ организации.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов — это процесс создания диаграмм или схем, которые описывают последовательность действий и использования ресурсов, необходимых для выполнения конкретного бизнес-процесса. Фактически это специальный метод анализа и проектирования, позволяющий увидеть взаимосвязи между различными компонентами процесса, идентифицировать узкие места и определить, как процесс может быть улучшен.

Моделирование бизнес-процессов может быть выполнено с использованием различных стандартов, таких как BPMN (Business Process Model and Notation) или EPC (Event-driven Process Chain), которые обеспечивают единый язык для описания процессов. Моделирование может включать в себя определение этапов процесса, ролей, ответственных за выполнение каждого этапа, входных и выходных данных, используемых ресурсов, сроков и критериев успешного завершения процесса.

Существует специальный класс программного обеспечения, которое предназначено для описания и моделирования бизнес-процессов, например:

• Bizagi — набор инструментов для управления бизнес-процессами, который позволяет описывать, моделировать, автоматизировать и мониторить бизнес-процессы. Он поддерживает стандарты моделирования, такие как BPMN и DMN, и позволяет легко создавать диаграммы бизнес-процессов.
• Microsoft Visio — программное обеспечение для создания профессиональных диаграмм, включая диаграммы бизнес-процессов. Оно содержит шаблоны для стандартов моделирования, таких как BPMN и EPC, и позволяет легко создавать, редактировать и экспортировать диаграммы.
• ARIS — комплексное программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое позволяет описывать, моделировать, анализировать и оптимизировать бизнес-процессы. Оно содержит набор инструментов для различных стадий жизненного цикла бизнес-процесса и поддерживает стандарты моделирования, такие как BPMN и EPC.
• Signavio — облачная платформа для управления бизнес-процессами, которая позволяет описывать, моделировать, анализировать и автоматизировать бизнес-процессы. Она поддерживает стандарты моделирования, такие как BPMN и DMN, и содержит набор инструментов для визуализации и управления процессами.
• Lucidchart — онлайн-платформа для создания диаграмм, включая диаграммы бизнес-процессов. Оно поддерживает стандарты моделирования, такие как BPMN и EPC, и содержит набор инструментов для создания и редактирования диаграмм.

Блок-схема — это диаграмма, которая используется для представления последовательности шагов или действий в процессе, также известная как диаграмма потока данных. Блок-схемы используются для описания процессов в различных областях, таких как производство, программирование, бизнес и другие.

Блок-схема представляет собой набор геометрических фигур, таких как прямоугольники, ромбы, эллипсы и стрелки, которые соединяются линиями, показывающими поток данных или последовательность выполнения действий. Каждая фигура в блок-схеме представляет отдельный шаг или действие, а линии и стрелки связывают эти шаги в последовательность выполнения. Блок-схемы часто используются в качестве средства для документирования процессов, анализа производительности и проектирования новых процессов. Они также могут быть использованы для обучения и визуализации комплексных процессов и систем.

Диаграммы потоков данных (Diagram of Flow of Data (DFD)) — это графическое представление потоков данных и процессов, которые участвуют в системе. Они используются для моделирования, проектирования и анализа систем обработки информации, таких как информационные системы, бизнес-процессы и программные системы.

DFD состоит из нескольких уровней, каждый из которых представляет разные аспекты системы. На верхнем уровне представлены общие функции системы, а на нижних уровнях представлены более подробные детали функций. В DFD используются различные символы для обозначения элементов системы, таких как потоки данных, процессы, хранилища данных и сущности, которые взаимодействуют в системе. Каждый элемент в DFD имеет определенный смысл и свойство, которые помогают понять, как работает система и какие данные пересылаются между ее элементами. DFD являются удобным инструментом для визуализации потоков данных и процессов в системах и могут помочь оптимизировать процессы и выявить возможные узкие места. Они также могут использоваться для документирования и анализа бизнес-процессов.

Диаграммы UML (Unified Modeling Language) — это графический язык моделирования, который используется для проектирования программных систем и различных видов бизнес-процессов. Он предоставляет набор стандартных графических обозначений, которые позволяют описывать и визуализировать различные аспекты системы, такие как ее структура, поведение, функциональность и взаимодействия.

UML-диаграммы могут быть использованы для моделирования различных аспектов системы, например:

• Диаграмма классов: используется для описания структуры системы, ее классов, атрибутов и методов.
• Диаграмма последовательности: используется для описания взаимодействия между объектами в системе в рамках определенного сценария.
• Диаграмма состояний: используется для моделирования поведения объектов в системе в разных состояниях.
• Диаграмма деятельности: используется для описания действий и процессов, которые выполняются в рамках бизнес-процессов.
• Диаграмма компонентов: используется для моделирования архитектуры системы и ее компонентов.
• Диаграмма развертывания: используется для описания физической структуры системы и ее развертывания на серверах и других устройствах.

Диаграммы UML позволяют визуализировать и описать различные аспекты системы, что может помочь разработчикам, бизнес-аналитикам и другим участникам проекта лучше понять и оптимизировать систему.

Как оценивать эффективность бизнес-процессов?

Оценка эффективности бизнес-процессов включает в себя анализ и измерение различных показателей производительности бизнес-процессов, таких как:

1. Время выполнения процесса: измеряется время, необходимое для выполнения каждого шага процесса, а также общее время выполнения процесса.
2. Качество продукта/услуги: оценивается качество продукта или услуги, создаваемых в рамках процесса. Для этого могут использоваться такие показатели, как уровень удовлетворенности клиентов, количество возвратов или жалоб на продукт/услугу и т.д.
3. Затраты на процесс: определяется стоимость выполнения каждого шага процесса, а также общие затраты на выполнение процесса в целом.
4. Производительность: оценивается количество продукта/услуг, создаваемых в рамках процесса в единицу времени.
5. Уровень автоматизации: оценивается степень автоматизации процесса и уровень использования технологий и программных средств для улучшения производительности процесса.
6. Количество ошибок: измеряется количество ошибок, допущенных в рамках процесса, а также количество времени и ресурсов, затраченных на исправление этих ошибок.
7. Удовлетворенность сотрудников: оценивается уровень удовлетворенности сотрудников, работающих в рамках процесса, и их вовлеченность в процесс.

Как обучить сотрудников компании работе с бизнес-процессами?

Обучение сотрудников работе с бизнес-процессами включает несколько этапов:

1. Разработка учебных материалов. Это могут быть презентации, видеоуроки, инструкции, обучающие задания. Важно, чтобы материалы были понятными и доступными для всех сотрудников.
2. Организация обучения. Обучение можно проводить как в формате онлайн-курсов, так и на очных тренингах. Важно обеспечить доступность обучения для всех сотрудников, независимо от их должности и уровня подготовки.
3. Оценка эффективности обучения. После завершения обучения необходимо оценить его эффективность. Для этого можно провести тестирование знаний, а также обратиться к сотрудникам за обратной связью.

Примеры тем, которые можно включить в программу обучения:

• Основы бизнес-процессов и их роли в компании.
• Составление карт процессов и диаграмм потоков данных.
• Оценка эффективности бизнес-процессов.
• Оптимизация бизнес-процессов.
• Автоматизация бизнес-процессов с помощью специальных инструментов.
• Работа с клиентами в рамках бизнес-процессов.
• Мониторинг и управление бизнес-процессами.

Как оптимизировать бизнес-процессы?

Оптимизация бизнес-процессов — это процесс повышения эффективности бизнес-процессов организации, включающий следующие шаги:

• Идентификация бизнес-процессов: сначала необходимо определить все бизнес-процессы, которые существуют в организации, и убедиться, что каждый процесс хорошо документирован.
• Анализ бизнес-процессов: следующий шаг — провести анализ каждого бизнес-процесса, чтобы выявить узкие места и проблемы, которые могут замедлять процесс.
• Определение целей и показателей производительности: необходимо определить цели, которые нужно достичь при оптимизации каждого бизнес-процесса. Кроме того, необходимо установить показатели производительности, чтобы измерить успех оптимизации.
• Разработка новых процессов: после того, как были идентифицированы проблемы, можно разработать новые процессы, которые устранят эти проблемы.
• Внедрение новых процессов: после того, как были разработаны новые процессы, необходимо внедрить их в организацию. Это может потребовать изменений в культуре организации и обучения сотрудников новым процессам.
• Контроль и улучшение: необходимо постоянно контролировать производительность новых процессов и вносить изменения, если это необходимо, чтобы добиться лучшего результата.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation, BPA) — это использование информационных технологий для автоматического выполнения задач, связанных с бизнес-процессами, которые ранее выполнялись вручную. Цель автоматизации бизнес-процессов — ускорение выполнения задач, снижение затрат на ресурсы и повышение качества работы.

Для автоматизации бизнес-процессов используются различные технологии, такие как программное обеспечение для управления процессами (BPM-системы), автоматизированные системы управления документами (DMS), системы управления ресурсами предприятия (ERP), системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и т.д.

Процесс автоматизации бизнес-процессов включает в себя следующие этапы:

• Идентификация процессов, подлежащих автоматизации.
• Анализ процессов для определения тех задач, которые можно автоматизировать.
• Выбор и внедрение технологии для автоматизации процессов.
• Тестирование и настройка автоматизированных процессов.
• Обучение сотрудников работе с автоматизированными процессами.
• Мониторинг и оптимизация автоматизированных процессов.

Суть автоматизации заключается в том, что часть задач, связанных с выполнением определенного процесса выполняется автоматически, в используемом программном обеспечении, в соответствии с заданными правилам или алгоритмами.

Автоматизация бизнес-процессов имеет несколько важных преимуществ для компаний:

• Увеличение эффективности: автоматизация процессов позволяет сократить время выполнения задач и уменьшить количество ошибок, что увеличивает эффективность процессов.
• Уменьшение затрат: автоматизация позволяет сократить затраты на выполнение задач, так как процессы становятся более оптимизированными и меньше требуют ручной работы.
• Улучшение качества: автоматизация позволяет повысить качество продукции или услуг, так как процессы становятся более контролируемыми и менее подверженными ошибкам.
• Улучшение скорости реакции: автоматизация позволяет быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде, так как процессы становятся более гибкими и адаптивными.
• Улучшение взаимодействия: автоматизация позволяет улучшить взаимодействие между различными подразделениями компании, так как процессы становятся более прозрачными и менее зависимыми от конкретных людей.

Ниже приведены ряд примеров автоматизации бизнес-процессов:

• Обработка заявок в интернет-магазине: Автоматизированная система может обрабатывать заявки на основе определенных правил, например, автоматически присваивать номера заказам, отправлять письма клиентам о статусе заказа, формировать отчеты о продажах и т.д.
• Управление закупками: Автоматизированная система может управлять процессом закупок, начиная с создания заявки на закупку и заканчивая получением и оплатой товара. Она может автоматически генерировать заявки на закупки на основе уровня запасов, уведомлять поставщиков о заказах, отслеживать статус доставки товаров и т.д.
• Управление персоналом: Автоматизированная система может управлять процессом найма сотрудников, включая размещение вакансий, сбор заявок, отбор кандидатов и т.д. Она может также управлять данными о сотрудниках, включая информацию об их зарплате, бенефитах, обучении и т.д.
• Управление производственными процессами: Автоматизированная система может управлять производственными процессами, начиная с планирования производства и заканчивая контролем качества продукции. Она может автоматически генерировать графики производства, отслеживать процесс выполнения работ и предупреждать о задержках и т.д.
• Управление финансами: Автоматизированная система может управлять процессом бухгалтерии и финансового учета, включая сбор данных о доходах и расходах, составление отчетов, управление счетами и т.д.
• Управление обслуживанием клиентов: Автоматизированная система может управлять процессом обслуживания клиентов, включая регистрацию заявок на обслуживание, назначение менеджеров по обслуживанию, отслеживание статуса заявок и т.д.

Ошибки при внедрении процессного подхода

Ошибки при внедрении бизнес-процессов зависят от сложности процессов, уровня автоматизации, квалификации персонала, особенности организационной культуры.

Некоторые из наиболее распространенных ошибок при внедрении бизнес-процессов:

1. Недостаточное понимание бизнес-процессов. Необходимо тщательно изучить и документировать бизнес-процессы, чтобы понимать их ключевые этапы и зависимости между ними.
2. Неправильное определение целей и задач проекта. Необходимо убедиться, что цели проекта соответствуют стратегии компании и реальным потребностям бизнеса.
3. Недостаточная поддержка руководства. Внедрение бизнес-процессов должно быть приоритетным заданием для руководства компании, иначе это может привести к недостаточной финансовой поддержке и недостатку ресурсов.
4. Неудачный выбор инструментов и технологий. Выбор инструментов и технологий должен основываться на требованиях бизнеса и технических возможностях компании.
5. Отсутствие процесса оценки результатов. Необходимо оценивать результаты внедрения бизнес-процессов, чтобы понимать, насколько они помогают достигать поставленных целей.
6. Недостаточная подготовка и обучение персонала. Важно обучить персонал работе с новыми процессами и инструментами, чтобы они могли эффективно использовать их в своей работе.
7. Неумение адаптироваться к изменениям. В процессе внедрения бизнес-процессов могут возникать неожиданные проблемы и задачи, и важно уметь адаптироваться и находить решения быстро и эффективно.

Вам также будут интересны статьи:

• Как повысить конверсию в интернет-магазине?
• Прием платежей в интернет-магазине
• Регистрация индивидуального предпринимателя в Беларуси — вопросы и ответы
• Почему в интернет-магазине нет продаж?
• Разработка сайта — руководство для начинающих
• Как создать продающую карточку товара?
• Стратегии продвижения интернет-магазина
• Юридические вопросы связанные с работой интернет-магазина
• Как открыть интернет-магазин по франшизе?
• Как начать продавать через интернет?
• Продвижение, реклама и продажа услуг в интернете
• Как продавать и продвигать товары в b2b-сегменте в интернете?
• Что помогает продавать вашему сайту?
• Сколько стоит сайт?
• Задачи, функции и KPI интернет-маркетолога
• Зачем сайт оффлайн-бизнесу и оффлайн-магазину?
• Как продавать за рубеж через интернет?
• Веб-аналитика для коммерческого сайта
• Как выбрать и купить домен и хостинг?
• С чего начать продвижение интернет-магазина или бизнеса-сайта?
• Ценообразование в интернет-магазине
• Как рассчитать бюджет на интернет-рекламу?
• Поставщикам, импортерам, дистрибьюторам, производителям
• Как открыть свой бизнес в Беларуси?
• Как посмотреть посещаемость сайта?
• Как стать самозанятым в Беларуси?
• Что такое прямые продажи (D2C)?
• Что такое дропшиппинг?
• Как и для чего проводить анализ конкурентов?
• Как составить бизнес-план?
• Каналы продаж