ERP-система: что это такое, зачем нужна бизнесу и как внедрить?

Такую задачу невозможно решить за счет отдельных программ или простых табличных решений. Здесь требуется инструмент, охватывающий все ключевые функции предприятия — от планирования до финансов. Именно поэтому бизнес обращается к ERP-системам — специализированным информационным системам, которые позволяют объединить все основные функции компании в рамках одной системы и обеспечить прозрачность процессов от начала до конца.

Enterprise Resource Planning становится своего рода «скелетом» и «нервной системой» предприятия, где каждое подразделение — это часть единого организма, действующего согласованно. В ней заказы, запасы, сырье, производственные задачи, поставки, отгрузки, финансы и отчетность не просто существуют параллельно, а находятся в постоянной взаимосвязи. Благодаря этому бизнес может не только контролировать текущую ситуацию, но и прогнозировать, адаптироваться и масштабироваться с большей эффективностью.

Содержание:

• Что такое ERP (Enterprise Resource Planning)?
• Модульная архитектура
• Принципы работы Enterprise Resource Planning
• Примеры использования
  • Пример 1. Производственная компания
  • Пример 2. Торговая компания
• Автоматизация бизнес-процессов
• Проблемы внедрения и эксплуатации
• Чек-лист готовности бизнеса к внедрению
• Пошаговое руководство по успешному внедрению ERP-системы
  1. Инициация проекта
  2. Анализ и формализация бизнес-процессов
  3. Выбор и адаптация ERP-системы
  4. Подготовка инфраструктуры и данных
  5. Настройка и кастомизация системы
  6. Обучение персонала
  7. Запуск системы (Go-Live)
  8. Поддержка и развитие
• Как избежать ошибок при внедрении?
• Критерии успешного внедрения и эксплуатации
• Основные поставщики решений
• Развитие интегрированных систем управления бизнесом
• Преимущества и недостатки
• Что почитать по теме?

Что такое ERP (Enterprise Resource Planning)?

ERP (Enterprise Resource Planning / Система планирования ресурсов предприятия (СПРП)) — это информационная система для управления всеми основными бизнес-процессами компании в единой программной среде. Она интегрирует данные и процессы различных отделов — от бухгалтерии и логистики до производства и продаж — в одной системе, обеспечивая прозрачность и контроль.

Для бизнеса комплексная система управления предприятием — это инструмент централизации управления, автоматизации рутинных задач и повышения эффективности процессов. Вот основные цели ее использования:

• Централизованное управление — все данные находятся в единой системе, нет дублирования или рассинхронизации между отделами.
• Прозрачность бизнеса — в режиме реального времени видно, что происходит в компании: запасы, продажи, финансы, производство и др.
• Повышение эффективности — автоматизация задач снижает трудозатраты и вероятность ошибок.
• Улучшение планирования — точные данные позволяют прогнозировать спрос, планировать закупки, загрузку производственных мощностей и т.д.
• Снижение издержек — оптимизация процессов и устранение «узких мест».
• Соблюдение нормативов и стандартов — системы соответствуют международным и отраслевым стандартам учета и отчетности.
• Рост без хаоса — системы помогают масштабировать бизнес, не теряя управляемости.

Модульная архитектура

Интегрированная система управления бизнесом, как правило, имеет модульную архитектуру:

Принципы работы Enterprise Resource Planning

• Единая база данных. Все модули используют общую базу данных. Это исключает дублирование данных, обеспечивает целостность и актуальность информации.
• Интеграция процессов. Объединяет функции разных отделов: например, заказ клиента автоматически запускает цепочку — проверка запасов, заказ сырья, запуск производства, выставление счета.
• Автоматизация. Многие процессы выполняются автоматически: расчет зарплаты, списание материалов, учет транзакций и т.п.
• Масштабируемость и модульность. Система может расти вместе с бизнесом: добавляются новые модули, пользователи, функции без полной перестройки.
• Гибкость настройки. Система настраивается под особенности конкретной компании: бизнес-правила, налоговое законодательство, языки, валюты и т.д.
• Реальное время. Все изменения отображаются моментально: руководитель видит актуальное состояние дел без задержек.
• Рабочие процессы. Системы поддерживают определение и автоматизацию бизнес-процессов (workflow), что обеспечивает их последовательное выполнение и контроль.
• Ролевой доступ. Доступ к данным и функциям системы определяется ролями пользователей, что обеспечивает безопасность и конфиденциальность информации.

 

• Бизнес-процесс — это повторяемая последовательность действий, с помощью которой компания достигает конкретной цели. Например, прием заказа, закупка товара, оформление доставки — всё это бизнес-процессы.
• Автоматизация бизнес-процессов — это замена ручных действий программами или системами, чтобы всё происходило быстрее, точнее и без лишнего участия человека. Например, когда заказ автоматически уходит на склад и формирует необходимые для отгрузки документы.
• Информационная система — это программа или набор программ, которые помогают хранить, обрабатывать и передавать данные внутри компании. Она поддерживает работу сотрудников, помогает принимать решения и управлять процессами.

Примеры использования

Пример 1. Производственная компания

Бизнес занимается производством корпусной мебели (шкафы, столы, комоды). У них есть отделы продаж, закупок, производства, склад, бухгалтерия и HR.

Шаг 1: Получение заказа от клиента (Модуль CRM)

Менеджер по продажам получает заказ от клиента на 5 шкафов-купе «Премиум» и 10 тумбочек «Стандарт».

1. Он вносит детали заказа в модуль CRM: наименование товаров, количество, сроки, контактные данные клиента, условия оплаты и доставки.
2. Система автоматически проверяет наличие товаров на складе (информация из модуля SCM). Шкафов нет в наличии, тумбочки есть частично.
3. CRM автоматически создает черновик счета на оплату и отправляет его клиенту.
4. Информация о новом заказе становится доступна в связанных модулях: Производство (необходимо произвести шкафы), SCM (необходимо закупить материалы), Финансы (ожидается оплата).

Шаг 2: Планирование производства (Модуль Производство)

1. На основании поступившего заказа (из CRM) и информации об остатках на складе (из SCM), плановик производства видит необходимость произвести 5 шкафов-купе.
2. Он открывает модуль «Производство», где уже заведены спецификации (BOM - Bill of Materials) для шкафа-купе «Премиум» (ДСП, фурнитура, зеркала и т.д.) и технологические карты (маршруты) производственного процесса (раскрой, кромление, сборка, упаковка).
3. Плановик создает производственный заказ на 5 шкафов, указывая сроки и ответственных.
4. Система автоматически резервирует доступные материалы на складе (модуль SCM) и формирует потребность в недостающих материалах.

Шаг 3: Закупка недостающих материалов (Модуль SCM - Закупки)

1. На основании информации о потребности в материалах (из модуля «Производство»), менеджер по закупкам видит, что необходимо закупить ДСП и зеркала для шкафов.
2. Он создает заявку на закупку в модуле SCM, выбирает поставщиков (с которыми уже есть информация о ценах и условиях в системе), указывает количество и сроки поставки.
3. Система может автоматически отправить запросы цен нескольким поставщикам (если настроена такая функция).
4. После выбора поставщика создается заказ на поставку, который отправляется поставщику и фиксируется в системе.
5. Информация о ожидаемой поставке становится видна в модулях SCM (Склад) и Финансы (ожидаемые платежи).

Шаг 4: Поступление материалов на склад (Модуль SCM - Склад)

1. Когда материалы поступают на склад, кладовщик регистрирует их поступление в модуле SCM.
2. Он сканирует штрихкоды (если используются) или вручную вводит данные о поступившем количестве и партии.
3. Система автоматически обновляет остатки на складе и передает информацию в модуль «Производство» (материалы доступны для использования) и Финансы (увеличение запасов).

Шаг 5: Производственный процесс (Модуль Производство)

1. На основании производственного заказа, цеха получают задания на производство шкафов.
2. Рабочие отмечают выполнение этапов производственного процесса в системе (например, начало и окончание раскроя, сборки).
3. Система автоматически списывает использованные материалы со склада (модуль SCM) на основании спецификаций.
4. Может вестись учет рабочего времени сотрудников (интеграция с HRM) и затрат на производство.
5. По завершении производства готовая продукция поступает на склад (модуль SCM), о чем делается соответствующая отметка в системе.

Шаг 6: Управление складом готовой продукции (Модуль SCM - Склад)

1. Готовые шкафы поступают на склад и регистрируются в системе.
2. Система отслеживает их местоположение, количество и состояние.
3. При подготовке к отгрузке система помогает кладовщику найти нужные товары.

Шаг 7: Отгрузка и доставка заказа (Модуль CRM и SCM - Логистика)

1. Когда заказ готов к отгрузке (все позиции произведены и есть на складе), менеджер по логистике планирует доставку в модуле SCM.
2. Он может выбрать транспортную компанию, указать дату и время доставки.
3. В CRM делается отметка об отгрузке заказа.
4. Может быть сформирован комплект отгрузочных документов (накладная, счет-фактура на отгрузку - информация передается в модуль Финансы).

Шаг 8: Бухгалтерский учет и финансы (Модуль Финансы)

1. На основании полученной оплаты от клиента (информация из банковской выписки импортируется или вводится вручную), система автоматически формирует проводки по учету выручки.
2. На основании счетов от поставщиков (зарегистрированных в модуле SCM), система формирует проводки по учету затрат на материалы.
3. Учитываются затраты на производство (зарплата рабочих - интеграция с HRM, амортизация оборудования и т.д.).
4. Формируются бухгалтерские отчеты (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств).
5. Ведется учет дебиторской и кредиторской задолженности.

Шаг 9: Управление персоналом (Модуль HRM)

1. В системе хранятся данные обо всех сотрудниках, их должности, зарплаты, отпуска и больничные.
2. Учет рабочего времени сотрудников производства может интегрироваться с модулем «Производство» для расчета затрат.
3. Рассчитывается и начисляется заработная плата.
4. Ведется учет обучения и развития персонала.

Шаг 10: Аналитика и отчетность (Модуль BI)

1. Руководство компании может использовать модуль BI для анализа различных показателей:
   • Объем продаж по продуктам и клиентам.
   • Себестоимость производства.
   • Оборачиваемость складских запасов.
   • Эффективность работы менеджеров по продажам.
   • Прибыльность различных видов продукции.
2. Система позволяет формировать различные отчеты и дашборды для принятия управленческих решений.

Шаг 11: Управление проектами (Модуль Управление проектами)

1. При разработке новой модели шкафа, создается проект в соответствующем модуле.
2. Определяются этапы проекта, ответственные, сроки и необходимые ресурсы (дизайнеры, конструкторы, материалы для прототипа).
3. Ведется учет затрат по проекту и отслеживается прогресс выполнения задач.

Пример 2. Торговая компания

Компания занимается оптовой и розничной продажей бытовой электроники. У них есть отделы продаж, закупок, склад, бухгалтерия, маркетинг и сервисный центр.

Шаг 1: Получение заказа от клиента (Модуль CRM)

1. Менеджер по продажам принимает заказ от розничного клиента через интернет-магазин (интегрированный с CRM) на телевизор и стиральную машину.
2. Информация о заказе автоматически попадает в модуль CRM: состав заказа, контактные данные клиента, способ оплаты и доставки.
3. Система проверяет наличие товаров на складе (модуль SCM).
4. CRM автоматически отправляет клиенту подтверждение заказа и информацию об оплате.

Шаг 2: Обработка заказа и резервирование товара (Модуль CRM и SCM)

1. Менеджер подтверждает заказ в CRM.
2. Система автоматически резервирует необходимое количество телевизоров и стиральных машин на складе (модуль SCM), чтобы они не были проданы другим клиентам.

Шаг 3: Закупка недостающего товара (Модуль SCM - Закупки)

1. Если на складе недостаточно товара для выполнения текущих и прогнозируемых заказов, система автоматически формирует потребность в закупке на основании настроенных правил (например, достижение минимального остатка).
2. Менеджер по закупкам создает заказ поставщикам в модуле SCM, выбирая оптимальные предложения по цене и срокам.
3. После согласования заказ отправляется поставщику и фиксируется в системе.

Шаг 4: Поступление товара на склад (Модуль SCM - Склад)

1. При поступлении товара на склад, кладовщик регистрирует его в модуле SCM, указывая количество, партию и другие необходимые данные.
2. Система обновляет остатки на складе и передает информацию в модуль Финансы (увеличение запасов).

Шаг 5: Отгрузка и доставка заказа (Модуль CRM и SCM - Логистика)

1. Когда заказ готов к отгрузке, менеджер по логистике планирует доставку (собственным транспортом или через курьерскую службу) в модуле SCM.
2. В CRM делается отметка об отгрузке.
3. Формируются товаросопроводительные документы (накладная).

Шаг 6: Бухгалтерский учет и финансы (Модуль Финансы)

1. При получении оплаты от клиента (через платежную систему интернет-магазина или банковский перевод), система автоматически формирует проводки по учету выручки.
2. Учитываются расходы на закупку товара (на основании счетов от поставщиков).
3. Ведутся учет расходов на логистику, маркетинг, зарплату и другие операционные расходы.
4. Формируются финансовые отчеты для анализа прибыльности и финансового состояния компании.

Шаг 7: Управление взаимоотношениями с клиентами (Модуль CRM - Маркетинг и Сервис)

1. Модуль CRM позволяет вести базу данных клиентов, отслеживать историю их покупок и взаимодействий.
2. Маркетологи могут использовать CRM для проведения email-рассылок, сегментации клиентов и анализа эффективности маркетинговых кампаний.
3. Сервисный центр использует CRM для регистрации обращений клиентов по гарантийному обслуживанию, отслеживания статуса ремонта и взаимодействия с клиентами. Информация о сервисных обращениях может быть связана с информацией о проданных товарах.

Шаг 8: Управление персоналом (Модуль HRM)

1. Ведется учет сотрудников, их рабочих графиков, отпусков и больничных.
2. Рассчитывается и выплачивается заработная плата.
3. Осуществляется управление обучением и развитием персонала (например, обучение менеджеров по продажам новым моделям техники).

Шаг 9: Аналитика и отчетность (Модуль BI)

1. Руководство может анализировать:
   • Объемы продаж по категориям товаров, регионам и менеджерам.
   • Средний чек и частоту покупок клиентов.
   • Эффективность маркетинговых каналов.
   • Затраты на логистику.
   • Прибыльность различных товаров и клиентских сегментов.
2. Формируются отчеты о складских остатках, оборачиваемости товаров и прогнозировании спроса.

Автоматизация бизнес-процессов

Программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия — это единая информационная система, охватывающая ключевые функции (процессы) бизнеса: финансы, производство, закупки, логистику, продажи, HR и др. Однако ERP — не волшебная кнопка и не просто программа «учета». Это инструмент цифровой трансформации компании, который работает только тогда, когда есть чётко описанные и управляемые бизнес-процессы.

1. Автоматизирует не хаос, а процессы

Если бизнес работает «на интуиции», «по звонку» или «в голове у руководителя» — решение не поможет, а усугубит ситуацию. Она требует:

• чёткого понимания что, кто, когда, зачем и по какому регламенту делает;
• прозрачных границ ответственности и маршрутов задач;
• структурированной информации, подходящей для автоматизации.

Интегрированная система управления бизнесом не заменяет порядок — она его требует.

2. Формализация бизнес-процессов — краеугольный камень

Формализация — это процесс описания и структурирования всех действий в компании. На этом этапе:

• разрабатываются карты процессов (блок-схемы, BPMN, IDEF0);
• прописываются роли, регламенты, правила обработки данных и документооборота;
• устраняются дублирующие, неэффективные или неформализованные действия.

Без этого:

• решение будет автоматизировать хаотичные действия;
• сотрудники не поймут, что делать в системе и почему;
• аналитика будет некорректна, отчеты — бессмысленны, интеграции — нестабильны.

Основным этапом, предшествующим и сопутствующим внедрению системы, является формализация бизнес-процессов. Это означает детальное описание, документирование и оптимизацию существующих (или проектирование будущих) способов выполнения работ в компании. Этот этап включает:

1. Идентификацию ключевых бизнес-процессов: Определение основных последовательностей действий, создающих ценность для компании (например, процесс продаж, процесс закупки, производственный процесс).
2. Детальное описание каждого процесса: Определение участников процесса, входных и выходных данных, шагов выполнения, используемых ресурсов, контрольных точек и ответственных лиц. Это часто включает создание схем (например, BPMN), регламентов и инструкций.
3. Анализ и оптимизация процессов: Выявление узких мест, неэффективных операций, дублирования функций и возможностей для улучшения. Целью является создание более эффективных бизнес-процессов, которые затем будут автоматизированы в ERP-системе.

3. Управленческие ресурсы — ключевой фактор успеха

Формализация требует:

• вовлечённости высшего руководства;
• компетентных бизнес-аналитиков и архитекторов процессов;
• готовности руководителей подразделений пересматривать свои схемы работы.

Проект не может быть реализован только силами программистов или внедренцев. Это управленческий и организационный проект в первую очередь, а не только ИТ.

Этап формализации бизнес-процессов требует активного участия и руководства со стороны грамотных управленческих ресурсов. Это обусловлено следующими факторами:

• Знание бизнеса: Руководители высшего и среднего звена обладают глубоким пониманием специфики деятельности компании, ее целей и ключевых процессов. Их участие необходимо для правильной идентификации и описания процессов.
• Принятие управленческих решений: Формализация процессов часто влечет за собой изменения в организационной структуре, распределении ответственности и способах работы. Руководство должно принимать эти стратегические решения и обеспечивать их реализацию.
• Управление изменениями: Внедрение комплексной системы управления предприятием и формализация процессов – это серьезные изменения для организации. Руководители должны эффективно управлять этими изменениями, мотивировать сотрудников и преодолевать сопротивление.
• Выделение времени и ресурсов: Процесс формализации требует значительных временных и человеческих ресурсов. Руководство должно обеспечить выделение квалифицированных сотрудников и необходимого времени для этой работы.

4. Исполнительская дисциплина — фундамент устойчивости

Даже при формализованных процессах ERP не даст эффекта, если:

• сотрудники не вводят данные вовремя или делают это формально;
• нарушаются цепочки согласования, обходятся процедуры;
• манипулируются статусами, подменяются документы, игнорируются задачи.

ERP требует культуры точности, ответственности и прозрачности на всех уровнях.

После формализации процессов и внедрения системы планирования ресурсов предприятия, четкая исполнительная дисциплина становится критически важной для эффективного использования системы. Это означает:

• Соблюдение установленных процедур: Сотрудники должны строго следовать регламентированным бизнес-процессам при работе в системе. Любые отклонения могут привести к ошибкам в данных, нарушению интеграции между модулями и снижению эффективности.
• Своевременное и корректное внесение данных: система функционирует на основе введенных данных. Несвоевременное, неполное или некорректное внесение информации подрывает целостность данных и затрудняет принятие обоснованных решений.
• Ответственность и подотчетность: Каждый сотрудник должен нести ответственность за свои действия в системе и за корректность введенных им данных.
• Следование стандартам: Использование единых стандартов и справочников в системе обеспечивает консистентность информации.

Проблемы внедрения и эксплуатации

Внедрение и использование системы планирования ресурсов предприятия — стратегически важный и сложный проект. Он может привести как к значительному росту эффективности бизнеса, так и к серьезным проблемам, если проект реализован неправильно.

Неправильный выбор ERP-системы

• Большой бизнес: риск выбрать слишком «тяжелую» или негибкую систему, которая плохо адаптируется под специфику отрасли или региональные особенности.
• Средний бизнес: часто выбирают решения «на вырост», не рассчитав силы, или, наоборот, слишком простую систему без масштабируемости.

Рекомендация: проводить тщательный аудит процессов и выбирать продукт по реальным нуждам, а не по популярности бренда.

Высокая стоимость владения (TCO — Total Cost of Ownership)

Включает не только лицензию, но и:

• настройку,
• доработки,
• обучение персонала,
• миграцию данных,
• сопровождение.

Для среднего бизнеса это может быть неподъемным грузом. Для крупного — перерасход бюджета из-за скрытых затрат и доработок.

Сопротивление персонала

Люди боятся перемен, не доверяют новой системе, предпочитают привычные Excel и ручной учет. Особенно остро это в старых компаниях с «ручным» управлением.

Решение: продуманная программа обучения, вовлечение сотрудников, пошаговое внедрение.

Недостаточная подготовка бизнес-процессов

Программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия автоматизирует то, что есть. Если процессы хаотичны, оно лишь «законсервирует» хаос. Особенно часто в малом и среднем бизнесе отсутствует формализация процессов.

Важно: сначала навести порядок в процессах, затем их автоматизировать.

Сложности миграции данных

Старые системы часто не структурированы, данные разрозненные или неполные. При переносе — потери, ошибки, дублирование.

Совет: проводить чистку и структурирование данных до начала миграции.

Недооценка времени и ресурсов

• Внедрение занимает месяцы, а иногда и годы.
• Требует команды: проект-менеджера, бизнес-аналитиков, программистов, представителей заказчика.

Бизнес часто считает, что «купили и работает», не закладывая ресурсов на внедрение.

Перенастройка и кастомизация

• Готовые системы не всегда соответствуют нуждам компании «из коробки».
• Избыточная кастомизация усложняет обновления и поддержку.
• Недостаточная кастомизация ограничивает эффективность.

Ограниченная гибкость при росте

Некоторые решения (особенно бюджетные) не масштабируются, не позволяют гибко добавлять модули, пользователей или интеграции.

Совет: планировать внедрение с учетом перспектив на 3–5 лет.

Отсутствие экспертизы

Недостаток опытных внедренцев, особенно в регионах и среди малых компаний. Даже крупные бизнесы часто сталкиваются с некомпетентными подрядчиками.

Нарушение бизнес-ритма

На этапе внедрения часто «проседает» работа: сотрудники заняты обучением, часть процессов в ручном режиме.

Дополнительные сложности по типу бизнеса

Смотрите также материалы:

• Планирование для бизнеса — цели, инструменты, методики, этапы, примеры
• Разработка и реализации стратегии развития бизнеса
• Управление бизнесом — основные составляющие и примеры
• Управленческий учет: что это, как внедрить и зачем он нужен вашему бизнесу
• Как и для чего стоит сформировать и реализовать IT-стратегию?
• Как составить бизнес-план?
• Что такое маркетинговая стратегия и для чего она нужна?
• Что такое бюджет компании и как его сформировать?
• Как создать сильный бренд для своего бизнеса?
• Продажи: полное руководство — как развивать и управлять продажами?
• Как открыть юридическое лицо в Беларуси?
• Финансовые и бухгалтерские показатели и результаты для предпринимателя
• Как создать корпоративную почту?

Чек-лист готовности бизнеса к внедрению ERP

1. Стратегическая готовность

2. Организационная готовность

3. Кадровая и исполнительская готовность

4. Данные и ИТ-инфраструктура

5. Проектный и временной план

6. Метрики успеха

Итоговая оценка готовности

• 40–50 «Да» — Отличная готовность. ERP-проект имеет высокий шанс на успех.
• 25–39 «Да» — Средняя готовность. Необходимо доработать отдельные направления.
• <25 «Да» — Низкая готовность. Внедрение в текущем виде рискованно, возможна провал или сильная задержка проекта.

Пошаговое руководство по успешному внедрению ERP-системы

При внедрении Интегрированной системы управления бизнесом важно понимать, что это не просто установка готовой программы, а глубокая трансформация внутренних процессов компании с учетом ее структуры, целей и отраслевой специфики. Каждый модуль системы — будь то управление финансами, производством, закупками или персоналом — требует индивидуальной настройки, поскольку бизнес-процессы даже в похожих компаниях могут существенно различаться.

Например, модуль управления производством (MRP) для фармацевтического предприятия будет включать строгое отслеживание партий, сроки годности, сертификацию и контроль качества, тогда как в машиностроении акцент будет сделан на комплектацию, маршруты обработки и многоуровневое планирование ресурсов. То же касается и других модулей — управление продажами будет отличаться для оптовой торговли и для розничного e-commerce, а HR-модуль в холдинге с десятками филиалов потребует иной логики учета персонала, чем в небольшом производственном предприятии.

Такая адаптация модулей происходит не «из коробки», а через анализ, проектирование и настройку под конкретные подразделения: логистику, бухгалтерию, отдел продаж, склад и другие. На этом этапе особенно важны активное участие ключевых пользователей и наличие внутренней команды, которая хорошо знает реалии бизнеса и может корректно описать текущие процессы и целевые сценарии.

1. Инициация проекта

Цель: Определить необходимость ERP, зафиксировать цели и создать проектную команду.

Шаги:

1. Провести стратегическую сессию: зачем внедряется Комплексная система управления предприятием?
2. Зафиксировать бизнес-цели (увеличить управляемость, масштабироваться, сократить ручной труд и т.п.).
3. Назначить внутреннего руководителя проекта — Project Owner (обычно из топ-менеджмента).
4. Создать внутреннюю рабочую группу из представителей ключевых отделов.
5. Определить бюджет, сроки и формат реализации (с привлечением интегратора, внутренних ИТ, частично).

2. Анализ и формализация бизнес-процессов

Цель: Подготовить компанию к автоматизации — описать, структурировать и оптимизировать текущие процессы.

Шаги:

1. Провести аудит текущих процессов: кто, что и как делает.
2. Построить схемы бизнес-процессов (BPMN, IDEF0 или простые блок-схемы).
3. Выявить дубли, ручной труд, пробелы и точки автоматизации.
4. Сформировать архитектуру целевых процессов — как должно быть после.
5. Зафиксировать роли, документы, маршруты согласования, регламенты.
6. Получить согласование изменений у руководителей отделов.

3. Выбор и адаптация ERP-системы

Цель: Найти подходящее решение, соответствующее бизнес-задачам.

Шаги:

1. Составить техническое задание (ТЗ): какие модули, какие функции, какие интеграции.
2. Выбрать решение (например: 1С:ERP, SAP, Microsoft Dynamics, Odoo и др.) и интегратора.
3. Провести пре-сейл демонстрации, сравнение поставщиков, пилотные тесты.
4. Заключить договор с интегратором.
5. Подготовить план поэтапной реализации (по модулям, по отделам).
6. Оценить необходимость доработок или кастомизации системы.

4. Подготовка инфраструктуры и данных

Цель: Обеспечить техническую готовность и чистоту данных.

Шаги:

1. Подготовить или арендовать серверы, лицензии, каналы связи.
2. Обновить рабочие места сотрудников при необходимости.
3. Провести аудит всех данных: клиенты, склады, товары, финансы, договора.
4. Очистить дубли, ошибки, пустые поля.
5. Сформировать таблицы миграции: что и как будет загружено в систему.
6. Протестировать и выполнить перенос данных (в несколько этапов: черновой и финальный).

5. Настройка и кастомизация системы

Цель: Настроить реение под специфику компании и её процессы.

Шаги:

1. Подключить все выбранные модули (закупки, продажи, финансы, производство, логистика и др.).
2. Выполнить кастомизацию под нужды: доработать формы, печатные шаблоны, маршруты согласования.
3. Настроить роли и права доступа.
4. Подключить внешние системы: сайт, CRM, 1С:Бухгалтерия, API и др.
5. Выполнить тестирование системы по ключевым процессам.
6. Протестировать производительность и устойчивость при нагрузке.

6. Обучение персонала

Цель: Обеспечить принятие системы сотрудниками и исключить саботаж.

Шаги:

1. Сформировать учебные материалы, инструкции, видео.
2. Назначить ключевых пользователей (суперпользователей) в каждом отделе.
3. Провести серии тренингов и практикумов.
4. Провести тестовое выполнение процессов в системе под контролем.
5. Подготовить службу поддержки и канал обратной связи.

7. Запуск системы (Go-Live)

Цель: Перевести работу на ERP без остановки бизнеса.

Шаги:

1. Выбрать дату запуска (предпочтительно в начале отчетного периода).
2. Перевести процессы из Excel/старой системы в Систему планирования ресурсов предприятия (поэтапно или одновременно).
3. Настроить техническую и методическую поддержку на период запуска (онлайн-помощь, горячая линия).
4. Мониторить ключевые показатели и ошибки в первые недели.
5. Быстро реагировать на проблемы и обновлять регламенты.

8. Поддержка и развитие

Цель: Обеспечить адаптацию и улучшение работы после внедрения.

Шаги:

1. Ввести решение в постоянную поддержку (внутренняя ИТ-служба или подрядчик).
2. Собрать обратную связь от пользователей.
3. Анализировать эффективность: время обработки заказов, просрочки, ошибки.
4. Добавлять новые модули, функции, автоматизации.
5. Вести журнал улучшений, версий, новых требований.

Что важно помнить!

Как избежать ошибок при внедрении?

1. Начать с анализа и описания бизнес-процессов — это база для автоматизации.
2. Выбрать решение, соответствующую масштабу и отрасли.
3. Найти проверенного внедренца/партнера с опытом в вашей сфере.
4. Обучить персонал и готовить его к изменениям.
5. Стартовать поэтапно: не «все сразу», а пошагово по модулям.
6. Заложить бюджет не только на лицензии, но и на внедрение, обучение, поддержку.
7. Контролировать проект — выделить ответственного руководителя внедрения со стороны компании.

Критерии успешного внедрения и эксплуатации

Достижение бизнес-целей проекта

Система планирования ресурсов предприятия внедрена не «для галочки», а действительно помогла бизнесу.

Примеры проявлений:

• Увеличилась скорость обработки заказов и документов.
• Сократилось количество ошибок в учете (товаров, денег, материалов).
• Улучшился контроль за закупками, производством, складом.
• Повысилась прозрачность работы подразделений.

Как измерить:До/после сравнение KPI (скорость, точность, себестоимость, рентабельность и др.).

Системное покрытие ключевых бизнес-процессов

Все основные процессы реально работают через систему, а не «в обход».

Примеры проявлений:

• Продажи, закупки, склад, финансы, логистика, производство — все модули работают.
• Пользователи не ведут учет в Excel или на бумаге параллельно.
• Система — единый источник данных для управленческих решений.

Как измерить:Провести аудит процессов: какие выполняются только в СПРП, а какие нет и почему.

Высокая вовлеченность пользователей

Сотрудники активно пользуются системой и соблюдают регламенты.

Примеры проявлений:

• У пользователей нет сопротивления системе.
• Система не вызывает хаоса, напротив — помогает в работе.
• Есть «суперпользователи» в подразделениях, которые решают локальные вопросы.

Как измерить:

• Количество обращений в поддержку (должно снижаться).
• Доля операций, выполняемых корректно и в срок.
• Проведение опросов удовлетворенности персонала.

Непрерывность и стабильность работы системы

Решение работает надежно, быстро, без критических сбоев.

Примеры проявлений:

• Отсутствие простоев и ошибок при проведении документов.
• Быстрый отклик системы при высокой нагрузке.
• Регулярное резервное копирование и техническое обслуживание.

Как измерить:

• Аптайм > 99%, среднее время отклика < 3 сек.
• Количество критических сбоев в месяц — 0–1.

Качество и полнота данных в системе

Данные в ERP точные, своевременные и полные, без «мусора».

Примеры проявлений:

• Точные остатки на складах.
• Актуальные цены, статусы заказов, задолженности.
• Нет дублей контрагентов, товаров, сотрудников.

Как измерить:

• Периодический аудит данных (раз в квартал).
• Количество исправлений задним числом — минимально.

Аналитика и управленческая отчетность

Система формирует необходимые отчеты автоматически — без ручной обработки.

Примеры проявлений:

• Руководство получает отчеты по прибыльности, затратам, рентабельности, запасам, эффективности отделов.
• BI-инструменты интегрированы (Power BI, Qlik, встроенная аналитика).
• Минимум времени тратится на формирование отчетности.

Как измерить:

• Среднее время подготовки управленческого отчета — 1–2 клика.
• Количество отчётов, не нуждающихся в выгрузке и доработке — >80%.

Гибкость и масштабируемость

Решение растёт вместе с бизнесом: легко добавлять модули, пользователей, функции.

Примеры проявлений:

• Подключение новых филиалов, складов, направлений без смены платформы.
• Возможность интеграции с CRM, интернет-магазином, производственными линиями и др.
• Поддерживает локализацию (если есть иностранные юрлица).

Как измерить:

• Время подключения нового юрлица/филиала — <1 мес.
• Доля новых задач, решаемых в системе без полной переработки — >70%.

Наличие службы поддержки и развития

Система не стоит на месте: ошибки устраняются, идеи реализуются, пользователи получают помощь.

Примеры проявлений:

• Есть ИТ-команда/внешний подрядчик, сопровождающий решение.
• Ведется журнал изменений, пожеланий и доработок.
• Регулярно обновляются регламенты, инструкции, шаблоны.

Как измерить:

• Среднее время отклика на инциденты — <1 день.
• Обновление системы — не реже 1 раза в квартал.

Соблюдение сроков и бюджета внедрения

Проект был управляемым, не вышел из-под контроля.

Примеры проявлений:

• Факт внедрения по времени и затратам соответствует плану или близок к нему.
• Внедрение прошло поэтапно, без глобальных срывов и остановок бизнеса.

Как измерить: Отклонение по срокам < 25%, по бюджету < 20% — считается допустимым.

Система планирования ресурсов предприятия — часть корпоративной культуры

Система стала «нормой», а не временным нововведением.

Примеры проявлений:

• ERP — неотъемлемая часть адаптации новых сотрудников.
• Внутренние бизнес-процессы проектируются с учетом информационной системы а не «вручную».
• Решение стало источником правды: «если в системе нет — значит, не существует».

Как измерить:

• ERP упоминается в регламентах, инструкциях, бизнес-обучении.
• Руководители отделов используют отчеты для управления — регулярно.

Основные поставщики решений

Мировые поставщики

Российские поставщики

Выбор Enterprise Resource Planning зависит от:

• отрасли (производство, торговля, услуги, госзаказ и пр.);
• размера бизнеса;
• степени зрелости процессов;
• бюджета.

Развитие интегрированных систем управления бизнесом

Системы планирование ресурсов предприятия — это результат эволюции систем управления бизнесом.

Зарождение: 1960-е — MRP I (Управление запасами (Inventory Management))

• Первые попытки автоматизации управления ресурсами были сосредоточены на контроле запасов. С появлением ранних компьютеров компании начали разрабатывать программы для отслеживания уровня запасов, заказов и поставок.
• Рост производства после Второй мировой войны привел к усложнению цепочек поставок и увеличению объемов запасов. Ручное управление становилось неэффективным, приводило к избытку или дефициту товаров, увеличивало затраты.

Основная задача: Рассчитать, сколько и когда нужно материалов для производства.

Основные функции:

• Ведение спецификаций (BOM — Bill of Materials),
• Расчет потребностей,
• Планирование заказов поставщикам.

Расширение: 1970–1980-е — MRP II (Планирование потребности в материалах (Material Requirements Planning - MRP))

• MRP стало следующим эволюционным шагом. Это была система, которая использовала данные о производственном плане конечной продукции для определения потребностей в сырье, материалах и комплектующих, а также планирования сроков их закупки и поставки.
• MRP-системы брали на вход данные о производственном расписании (что и в каком количестве нужно произвести) и спецификации продукции (какие материалы необходимы для каждой единицы). На выходе система выдавала план закупок и производства комплектующих.
• MRP позволило более эффективно управлять производственными запасами, снизить затраты на хранение, минимизировать простои из-за отсутствия материалов и улучшить планирование производства.

Основная цель: Комплексное управление всеми ресурсами производства, не только материалами.

Новые функции:

• Планирование загрузки оборудования,
• Управление персоналом,
• Управление производственными заказами,
• Основы бюджетирования.

MRP II уже рассматривалась как интегрированная система управления производственным предприятием.

1990-е — появление термина ERP

Термин ERP (Enterprise Resource Planning) ввёл аналитик компании Gartner Group в 1990 году. Причины:

• Возросла потребность в универсальной, единой системе, охватывающей все бизнес-процессы, а не только производство.
• Бурное развитие компьютеров и баз данных позволило объединить множество функций в единую платформу.

Решения стали включать модули:

• финансы,
• закупки,
• продажи,
• складской учет,
• управление персоналом,
• CRM и логистику.

Системы планирования ресурсов предприятия стали центральным «мозгом» предприятия, заменив разрозненные программные продукты.

4. Массовое распространение: 2000-е — рост рынка, интеграции

• ERP-системы начали массово внедряться в крупном и среднем бизнесе.
• SAP, Oracle, Microsoft стали мировыми лидерами.
• Началась интеграция с интернет-технологиями и электронной коммерцией.

Особенности:

• Появление модульности и адаптации под отрасли.
• Начали внедряться BI-системы (Business Intelligence) для аналитики.
• Поддержка многофилиальной структуры, мультивалютности, многоязычности.

ERP стала стратегической платформой, определяющей архитектуру управления бизнесом.

5. Современный этап: 2010-е — облачные (SaaS) решения и цифровая трансформация

• ERP переходит в облако (SaaS, PaaS).
• Акцент на гибкость, мобильность, доступность в реальном времени.
• Расширение в сторону CRM, e-commerce, аналитики, IoT и искусственного интеллекта.

Современные особенности:

• Интегрируется с BI, WMS, MES, SCADA, маркетплейсами, CMS.
• Возможности самообслуживания, мобильных интерфейсов.
• Использование Big Data, AI, прогнозной аналитики.

Современные решения — это цифровая операционная платформа, центр всего бизнеса, не просто учетная система.

6. Будущее ERP (2020-е и далее)

 Основной тенденцией стало развитие облачных ERP-систем (Cloud ERP), которые предоставляют множество преимуществ, включая снижение капитальных затрат, масштабируемость, доступность и автоматические обновления.

• Активно используются мобильные технологии для доступа к системам с различных устройств.
• Интеграция с новыми технологиями, такими как искусственный интеллект (AI), машинное обучение (ML), Интернет вещей (IoT) и блокчейн, для автоматизации процессов, улучшения аналитики и принятия решений.
• Повышенное внимание к персонализации и кастомизации систем под индивидуальные потребности пользователей.
• Развитие low-code/no-code платформ для настройки и расширения функциональности без глубоких знаний программирования.

Почему появились и развивались ERP-системы?

Преимущества и недостатки

Преимущества внедрения и использования

• Интеграция и централизация данных: Все бизнес-данные хранятся в единой базе данных, что устраняет разрозненность информации, дублирование ввода и обеспечивает консистентность данных между различными отделами и процессами. Это позволяет получить целостное представление о деятельности компании. Пример: Информация о новом заказе клиента автоматически доступна для склада, производства, бухгалтерии и отдела продаж, что исключает необходимость ручной передачи данных и снижает вероятность ошибок.
• Автоматизация бизнес-процессов: Рутинные и повторяющиеся задачи автоматизируются, что сокращает ручной труд, повышает скорость выполнения операций, снижает вероятность человеческих ошибок и освобождает время сотрудников для более стратегических задач. Пример: Автоматическое создание заявок на закупку при достижении минимального уровня запасов на складе, автоматическая обработка счетов и платежей.
• Повышение эффективности и производительности: За счет интеграции данных, автоматизации процессов и улучшения координации между отделами повышается общая эффективность работы компании, сокращаются операционные издержки и увеличивается производительность труда. Пример: Оптимизация производственного планирования позволяет более эффективно использовать мощности и ресурсы, сокращая простои и увеличивая выпуск продукции.
• Улучшение принятия решений: Доступ к актуальной, достоверной и интегрированной информации, а также инструменты аналитики и отчетности, позволяют руководству принимать более обоснованные и своевременные управленческие решения на основе фактических данных. Пример: Анализ данных о продажах, запасах и затратах позволяет выявить наиболее прибыльные продукты и рынки, оптимизировать ценовую политику и планировать маркетинговые кампании.
• Улучшение взаимодействия между отделами: Обеспечивает прозрачность информации и улучшает коммуникацию между различными подразделениями компании, способствуя более слаженной и скоординированной работе. Пример: Отдел продаж видит информацию о наличии товаров на складе в режиме реального времени, что позволяет более точно информировать клиентов о сроках поставки.
• Улучшение контроля и прозрачности: Обеспечивает лучшую видимость всех бизнес-процессов, позволяет отслеживать ключевые показатели деятельности, контролировать выполнение задач и выявлять потенциальные проблемы на ранних стадиях. Пример: Возможность отслеживать статус каждого заказа клиента на протяжении всего цикла его выполнения, от момента оформления до доставки.
• Соответствие нормативным требованиям и стандартам: Многие системы имеют встроенные инструменты для обеспечения соответствия законодательным и отраслевым требованиям, а также стандартам качества и безопасности. Пример: Автоматическое формирование бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с действующим законодательством.
• Поддержка роста и масштабируемости: Современные системы обладают высокой масштабируемостью и могут адаптироваться к росту бизнеса, добавлению новых подразделений и расширению функциональности без необходимости полной замены системы.
• Улучшение управления взаимоотношениями с клиентами (CRM): Встроенные CRM-модули или интеграция с CRM-системами позволяют лучше управлять взаимодействием с клиентами, отслеживать историю общения, персонализировать предложения и повышать лояльность клиентов.
• Оптимизация управления цепочками поставок (SCM): Модули SCM позволяют более эффективно планировать закупки, управлять запасами, оптимизировать логистику и улучшать взаимодействие с поставщиками.

Недостатки внедрения и использования

• Высокая стоимость внедрения: Внедрение ERP-системы с полным набором модулей требует значительных инвестиций, включающих стоимость лицензий на программное обеспечение, услуги консультантов по внедрению, обучение персонала, аппаратное обеспечение и разработку индивидуальных настроек.
• Сложность и длительность процесса внедрения: Внедрение комплексной ERP-системы может быть длительным и сложным процессом, требующим тщательного планирования, настройки и миграции данных. Проект может занять месяцы или даже годы.
• Сопротивление изменениям со стороны персонала: Внедрение влечет за собой значительные изменения в рабочих процессах и привычках сотрудников, что может вызвать сопротивление, непонимание и снижение мотивации.
• Необходимость глубокой настройки и кастомизации: Стандартная функциональность решения может не полностью соответствовать уникальным бизнес-процессам компании, что требует значительной настройки и доработки системы, увеличивая стоимость и сложность проекта.
• Проблемы с интеграцией с существующими системами: Интеграция системы с уже используемыми специализированными приложениями может быть сложной и дорогостоящей задачей.
• Зависимость от поставщика и партнера по внедрению: Компания становится зависимой от выбранного поставщика в плане поддержки, обновлений и развития системы, а также от компетенции партнера по внедрению.
• Требования к квалифицированному персоналу: Для эффективного использования и поддержки необходимы квалифицированные специалисты как внутри компании (ИТ-отдел, ключевые пользователи), так и со стороны поставщика или партнера.
• Риск сбоев и технических проблем: Несмотря на надежность современных решений, существует риск возникновения технических сбоев, ошибок в программном обеспечении или проблем с инфраструктурой, которые могут нарушить бизнес-процессы.
• Сложность обновления системы: Обновление до новых версий может быть сложным и затратным процессом, требующим тщательного планирования и тестирования.
• Потенциальная потеря гибкости: Чрезмерная стандартизация процессов в может привести к некоторой потере гибкости и способности быстро адаптироваться к меняющимся рыночным условиям.

Смотрите также материалы:

• Основные ошибки допускаемые при запуске продающих сайтов и способы их устранения
• С чего начать создание сайта — подробное руководство
• Конструктор сайтов: что это такое и как выбрать оптимальный вариант для вашего бизнеса?
• Как и где создать сайт без программирования — пошаговая инструкция
• Цифровой маркетинг. Цели, инструменты и метрики digital-маркетинга
• Как и где искать клиентов: 20+ рабочих способов в онлайн и офлайн
• Руководство с примерами: Как провести анализ рынка или рыночной ниши?
• Что такое карта путешествия покупателя и зачем она нужна вашему бизнесу?
• Что такое сегментация клиентов и зачем она нужна вашему бизнесу?
• Что такое SWOT-анализ и как его провести?
• Что такое PEST-анализ, в чем польза и как его провести?
• Как провести ABC- и XYZ-анализ?

Что почитать по теме?

• «Введение в управление проектами внедрения ERP-систем». А. Бобровников.
• «Внедрение ERP-систем: управление экономической эффективностью». В. Ильин.
• «Внедрение ERP-решений на платформе «1С:Предприятие 8»». Г. Печерских, В. Бельцев.
• «ERP-системы. Практический курс по 1С управление предприятием». А. Алеников.
  «1С:Академия ERP. Организация ремонтов и технического обслуживания оборудования». Г. Чуднова, А. Кислов.
• «ERP: Управление ресурсами предприятия». Н. Мильнер.
• «Информационные системы управления предприятием». В. Дик.